Plantilla de matriz RACI

Acerca de la plantilla de matriz RACI

La plantilla de gráfico RACI es una herramienta esencial de gestión que ayuda a los equipos a llevar un registro de los roles y responsabilidades y a evitar confusiones durante los proyectos. Desde proyectos complejos de equipos multifuncionales hasta tareas internas continuas, una matriz RACI te permite aclarar roles y delegar tareas, reuniendo a tu equipo para ejecutar tu proyecto.

Los gestores de proyectos y los líderes de equipo pueden usar esta herramienta para alinearse con las partes interesadas y los miembros del proyecto, asegurando que todos estén en la misma página y conscientes de su rol y responsabilidad.

¿Qué significa RACI?

RACI significa Responsable, A cargo, Consultado e Informado. Cada una de estas palabras describe el rol de la persona, y las dos últimas se diferencian por el tipo de comunicación que deben tener durante el proyecto.

• Responsable: ¿Quién es responsable del trabajo? Deben completar un proyecto, proceso o elemento de un proyecto dado.

• A cargo: ¿Quién es responsable del resultado y el proceso? Deben estar a cargo de la finalización de la tarea.

• Como mejor práctica recomendada, solo debe haber una persona a cargo asignada a un determinado proyecto. Esta persona actúa como el punto de contacto para todas las partes interesadas durante el proyecto.

• Consultado: ¿Con quién deberías consultar si hay un problema con el proyecto? Deben proporcionar información a las partes interesadas.

• Si las partes interesadas tienen sugerencias sobre cambios que necesitan hacerse, o si encuentran incidencias, informan a la persona Consultada.

• Informado: ¿A quién deberías informar si haces un cambio en el proyecto? Deben estar informados del progreso.

• Su rol no es necesario para proporcionar comentarios o sugerir cambios. Sin embargo, sería mejor mantenerlos al tanto de cualquier cambio, obstáculo, problema o hito.

¿Por qué usar la matriz RACI?

La matriz RACI es una herramienta muy popular para gestionar proyectos, ya que aporta claridad y establece expectativas. Aquí hay una lista de beneficios de usar una matriz RACI, pero ten en cuenta que no todos los proyectos la necesitarán.

1. Más participación. La matriz RACI permite que tus empleados se involucren más profundamente con un proyecto. Cada empleado de tu equipo encaja en una categoría de la matriz RACI. Ayuda a reducir la confusión sobre la propiedad y los procesos. En lugar de aclarar expectativas y responsabilidades, tus compañeros de equipo pueden centrarse en sus roles.

2. Más escalabilidad. Una vez que hayas asignado a los empleados a cada parte de la matriz RACI, capacitar a los nuevos integrantes y ampliar tus procesos se vuelve más fácil. Te ayuda a escalar tu equipo. Los nuevos integrantes pueden familiarizarse más rápidamente ya que sus roles y responsabilidades están claramente definidos en la matriz.

3. Resolución de conflictos. La matriz RACI reduce las oportunidades de fricción entre empleados y gerencia. Como cada empleado tiene un rol bien definido, saben el alcance de sus responsabilidades y con quién hablar si tienen preguntas.

4. Aumentar la eficiencia. Usa una matriz RACI para aumentar tu eficiencia. Completar una matriz RACI facilita la organización de reuniones con agendas claras que no sean redundantes con otras reuniones. Invita a las partes interesadas a tus reuniones sin preocuparte por si deberían estar allí o si su tiempo sería mejor empleado en otro lugar.

Cómo usar la plantilla de matriz RACI

Usa la Plantilla de Matriz RACI al comenzar proyectos. Te ayuda a aclarar roles y responsabilidades. Así es como puedes usar y ajustar la plantilla a tus necesidades:

1. Selecciona la Plantilla de matriz RACI predefinida.

2. Agrega los equipos o departamentos que participan en tu proyecto editando las filas de la plantilla.

3. Analiza los roles y responsabilidades y asígnalos a cada miembro del proyecto. Puedes agregar filas adicionales a tu plantilla simplemente haciendo clic en el icono de tres puntos y luego en el símbolo de ‘añadir fila’. Etiquétalos con @mención o añade un comentario para que sepan que se han asignado roles y puedan darte comentarios.

4. Antes de adjuntarlo a cualquier otro tablero o documento del proyecto, compártelo con tu equipo e itera si es necesario.

Ejemplo de una matriz RACI

Supongamos que estás lanzando una nueva función del producto. Como gerente de proyecto, utiliza la Matriz RACI para mapear los roles y responsabilidades de todos en el proyecto. Esto facilitará la comunicación y ayudará a que todos entiendan su rol y a quién deben contactar en cuanto a toma de decisiones, ejecución o consejos sobre el proyecto.

Aquí tienes un ejemplo de equipos para incluir en tu Matriz RACI si estás lanzando una función del producto:

• Gestión de programas

• Gestión de productos

• Diseño

• Marketing de productos

• Análisis de datos

• Legal y cumplimiento

• Marketing de marca

• Éxito del cliente

Cada gerente de equipo tendrá un rol y responsabilidad diferentes, dependiendo de cómo está estructurada tu organización y cómo se crea el proyecto. Después de seleccionar todos los equipos para poner en marcha este proyecto, asigna roles y responsabilidades y etiqueta a los miembros del equipo en los comentarios. Pídeles que confirmen si el rol está asignado correctamente o si tienen alguna pregunta o inquietud sobre el RACI.

Para finalizar, agrega tu matriz RACI a cualquier otro tablero de documentación del proyecto para que tu equipo pueda consultarla y volver a ella siempre que sea necesario. Por ejemplo, si normalmente creas un organigrama para tu equipo de proyecto para ayudar a visualizar las responsabilidades, una matriz RACI complementa perfectamente esto con más detalles.