Plantilla de agenda para reuniones de equipo
Haz que las reuniones de equipo se desarrollen según lo planeado.
Sobre la plantilla de agenda de reuniones de equipo
El tiempo en equipo es importante para tomar decisiones, alinear las prioridades y moverse en la misma dirección, juntos. El tiempo de reunión ininterrumpido con agenda puede ayudar a tu equipo a lo siguiente:
Revisar el progreso en relación con los objetivos y resultados clave.
Compartir actualizaciones de proyecto relevantes
Debatir la productividad o los obstáculos y soluciones potenciales
Hacer lluvia de ideas para los proyectos
Reconocer los esfuerzos individuales y celebrar las victorias del equipo
Esta plantilla puede personalizarse para cualquier función o departamento; desde el seguimiento de métricas hasta campañas de marketing o planificación de sprints. Una agenda de reuniones de equipos muestra el valor de la planificación y los procesos, y permite a los equipos multifuncionales colaborar mejor.
¿Qué es una agenda de reuniones de equipo?
Las agendas de reuniones de equipo ayudan a agregar cronogramas y a estructurar el tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con el equipo. También permiten al equipo acordar objetivos, temas de discusión, elementos de acción y definir quién dará los próximos pasos. Una agenda de reuniones de equipo típica incluirá:
Detalles de planificación como fecha, horario, ubicación y quién tiene que asistir
Una persona que dirija la reunión
Temas a debatir
Elementos de acción
Asegúrate de consultar con el equipo o en los informes directos antes de la reunión para recopilar comentarios sobre los puntos de discusión más importantes.
Incluso si solo pides algo relacionado con lo que el equipo tiene que discutir, el estado actual del proyecto o cualquier otra cosa que quieran compartir, esto resultará útil para que todos se sientan escuchados y reconozcan que han contribuido con la agenda de la reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Crear tu propia agenda de reuniones es fácil. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlos y compartirlos. Para empezar, selecciona la plantilla de agenda de reuniones y luego sigue estos pasos para crear una propia.
Elige un nombre para la reunión. ¿La reunión es para la sincronización del equipo? ¿Es una retrospectiva? ¿Un taller? Prepara al grupo para la reunión haciéndoles saber qué esperar.
Crea el minutaje. Define la cantidad de tiempo que pasarás en las diferentes partes de la reunión.
Identifica quién dirigirá la reunión. Añade su nombre, o nombres, a la plantilla.
Documenta los temas de discusión y asigna temas de debate a los asistentes.
Para ayudar al equipo a prepararse con antelación, enumera los puntos importantes que deben compartirse o debatirse en la columna "Temas". Dale a tu equipo la oportunidad de tomar la delantera en ciertos puntos según sea necesario.
Inicia la reunión con una estrategia para romper el hielo. Facilita la conversación con juegos o pruebas de ingenio informales. Esto puede servir para que el equipo se relaje y reciba a los nuevos miembros. Prueba limitar el tiempo de las actividades para romper el hielo con el temporizador de cuenta regresiva de Miro.
Registra y asigna los próximos pasos a cada miembro del equipo.
Prioriza las tareas que tendrán el mayor impacto y retorno sobre la inversión. Permite que cada miembro asuma la responsabilidad de tareas específicas más allá de la reunión.
Haz un resumen y define los pasos a seguir.
Intenta finalizar con una nota positiva con aportes y elementos de acción claros. Este enfoque le dará a cada miembro algo que lograr y en lo que continuar hasta la próxima reunión.
¿Qué se debe incluir en una agenda de reunión de equipo?
Una plantilla de agenda de reunión de equipo puede ser muy flexible, pero algunas cosas son fundamentales para llevar a cabo una reunión exitosa: metas, temas, intervalos de tiempo y resultados. Si incluye estas cosas, tú y tu equipo podéis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de la agenda de la reunión, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de manera más eficiente.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de informe de estado de proyecto
Ideal para:
Planificación de proyecto, Documentación, Gestión de proyectos
Un informe de estado de proyecto es un documento breve y oportuno que mantiene a los interesados del proyecto informados y alineados con lo que está pasando y por qué. Puedes comenzar a escribir este documento por tu cuenta, luego incluir a tus compañeros de equipo también para producir un informe oportuno y relevante. Un informe de estado de proyecto debería comparar idealmente el estado actual de tu proyecto con el plan proyectado. El informe hace un seguimiento de alto nivel de cómo logras tus objetivos, incluso si experimentas retrocesos. También es probable que lo lea un público de nivel ejecutivo que controle los presupuestos y la gobernanza; esto puede ayudarte a mantener el informe enfocado en problemas críticos.
Plantilla de mapa de historia visual
Ideal para:
Márketing, Mapas, Desk Research
A algunas personas les gusta creer que el mapa de historia visual es como una lista de tareas pendientes estilizada, pero es algo mucho más poderoso. El mapa de historia visual permite a tu equipo de gestión de producto visualizar múltiples dimensiones de la información. De esta forma puedes identificar cómo se reunirán estas partes para crear un todo exitoso. Usa la plantilla de historia visual para que tus gerentes de producto estén alineados y para crear una sola fuente de verdad sobre tus proyectos.
Plantilla de checklist
Ideal para:
Project Management, Task Management
La plantilla de checklistn está diseñada para organizar y realizar un seguimiento visual de las tareas, ofreciendo claridad al flujo de trabajo. Una de las principales ventajas de utilizar esta plantilla es su potencial para ampliar la colaboración, garantizando que todos los miembros del equipo permanezcan alineados e informados, allanando el camino para una finalización eficiente del proyecto.
Plantilla de diagrama de flujo del proceso de desarrollo de productos
La plantilla de diagrama de flujo del proceso de desarrollo de productos es una herramienta estratégica diseñada para guiar a los equipos a través del intrincado viaje de llevar un nuevo producto al mercado. Esta plantilla sirve como una hoja de ruta visual, delineando cada paso crítico en el ciclo de vida del desarrollo del producto, desde el concepto inicial y diseño hasta la prueba, refinamiento y eventual lanzamiento. Está estructurada para fomentar la claridad, asegurando que todos los miembros del equipo estén alineados y conscientes de sus roles y responsabilidades en cada fase.
Plantilla de sprint planning
Ideal para:
Agile, Sprint Planning
La plantilla de planificación de sprint es una herramienta útil para los equipos ágiles para organizar y llevar a cabo sesiones de planificación de sprint. Mejora la colaboración y comunicación del equipo al proporcionar un diseño visual claro de los objetivos, tareas y cronogramas del sprint. El diseño interactivo asegura la alineación del equipo hacia los objetivos del sprint, lo que lleva a un trabajo en equipo efectivo. La plantilla es un centro central para la planificación, discusión y toma de decisiones, creando un ambiente colaborativo y productivo.
Plantilla de propuesta de proyecto
Ideal para:
Gestión de proyectos, Documentación, Planificación de proyecto
Para cualquier tipo de proyecto, la plantilla de propuesta de proyecto puede ser un paso crucial para aclarar el contexto, los objetivos y el alcance de un proyecto para lograr la aceptación de las partes interesadas. Una propuesta de proyecto describe lo que se desea lograr, sus metas y cómo planea lograrlas. Generalmente, una propuesta de proyecto le da al lector algún contexto sobre el proyecto, explica por qué es importante y enumera las acciones que tomará para completarlo. Las propuestas de proyectos tienen innumerables usos. A menudo, las empresas utilizan las propuestas de proyectos para obtener la aceptación externa de un donante o un interesado externo. Pero muchas empresas también elaboran propuestas de proyectos para la aceptación interna.