Event Checkliste Vorlage

Event Checkliste Vorlage

Dieses Set aus Vorlagen, Tabellen und Dokumenten bildet eine praktische Toolbox, um Teams dabei zu helfen, Ereignisse zu planen, durchzuführen und zu evaluieren mit Klarheit, Koordination und Wirkung.

Es kombiniert sowohl das große Ganze als auch die operativen Details, die für ein effektives, nachhaltiges und inklusives Veranstaltungsmanagement notwendig sind.

Das Set enthält

🟩 Event-Snapshot — deine zentrale Informationsquelle für Event-Fakten, Logistik, Teamrollen und Nachhaltigkeitsverpflichtungen.

🟦 Event-Übersicht — eine umfassende Checkliste über die drei Event-Phasen (Vor, Während, Nachher), um sicherzustellen, dass alle Kernprozesse und Verantwortlichkeiten abgedeckt sind.

🟨 Brainstorming- & Ausrichtungs-Canvas — strukturierte Bereiche für kreative Erkundung, kollaborative Planung und das Mapping potenzieller Optionen oder Ansätze.

🟧 Dokumentation wesentlicher Entscheidungen und Prozesse — Tabellen zur Erfassung strategischer und operativer Entscheidungen, einschließlich Begründung, Status und Verantwortlichkeit.

🟪 Event-Checklisten-Template-Dokument — eine detaillierte Dokumentvorlage, um die Erkenntnisse und Brainstorming-Notizen aus deinem Canvas in einen umfassenden Event-Plan zu verwandeln.

Wer es nutzt

• Veranstaltungsmanager, Produzenten und Koordinatoren

• Verantwortliche für Nachhaltigkeit und Inklusion

• Programm-, Logistik- und Kommunikationsteams

• Partner, Sponsoren und Interessengruppen, die Abstimmung und Transparenz suchen

• Organisationen, die Nachhaltigkeit, Kreislauffähigkeit und Wohlbefinden in ihre Veranstaltungspraktiken einbeziehen

Wie man dieses Set von Canvases verwendet

1. Beginnen Sie mit dem Event Snapshot

• Erfassen Sie wesentliche Details wie Eventname, Zweck, Daten, Ort, Format, Zielgruppe und Nachhaltigkeitsziele.

• Nutzen Sie dies als Referenzpunkt für die gesamte nachfolgende Planung.

2. Arbeiten Sie sich durch das Event Overview

• Folgen Sie der Struktur des Lebenszyklus — Vor, Während und Nach dem Event.

• Identifizieren Sie für jeden Abschnitt wichtige Aktionen, Verantwortliche und Fristen.

• Stellen Sie sicher, dass Nachhaltigkeit, Inklusion, Barrierefreiheit und Wohlbefinden in jeder Phase integriert sind.

3. Verwende die Brainstorming- und Abstimmungs-Canvases

• Erkunde Ideen, teste Annahmen und entwickle gemeinsam mit deinem Team und Partnern Lösungen.

• Halte Notizen und Prioritäten fest, die später in deine Dokumentation einfließen werden.

4. Erfasse wichtige Entscheidungen

• Verwende die Tabellen zur Dokumentation entscheidender Entscheidungen, um strategische und operationale Entscheidungen zu protokollieren.

• Füge Begründung, Verantwortlichen, Genehmigenden, Fälligkeitsdatum und aktuellen Status hinzu.

• Dies unterstützt Transparenz, Verantwortlichkeit und den Wissenstransfer zwischen den Teams.

Haftungsausschluss

Jedes Event ist einzigartig. Dieses Paket ist ein flexibler Leitfaden und keine vorschreibende Formel. Passe die Vorlagen, die Dokumentationsstruktur und den Detaillierungsgrad an die Ziele, die Kultur und das Ausmaß deiner Organisation an. Nutze sie als gemeinsame Grundlage für Zusammenarbeit, Klarheit und kontinuierliche Verbesserung, um sicherzustellen, dass jedes Event gut gemanagt, inklusiv und zielgerichtet ist.

Urheberrecht

Erstellt von The Good Tribe

Entwickelt für offene, nachhaltige Zusammenarbeit. Verfügbar unter einer Creative Commons-Lizenz – bitte die Quelle bei Anpassungen oder Weitergabe angeben.

Q&A — Häufig gestellte Fragen

F: Wie detailliert sollten meine Einträge sein?

A: Beginne einfach. Erfasse zuerst die wesentlichen Punkte und füge Details hinzu, wenn sich die Pläne weiterentwickeln. Das Ziel ist Klarheit und gemeinsames Verständnis – nicht Perfektion ab Tag eins.

F: Kann ich diese Canvas anpassen oder umgestalten?

A: Auf jeden Fall. Dieses Toolkit ist zur Anpassung gedacht. Sie können Abschnitte, Farbschemata und Begriffe ändern, um den Workflow oder die Marke Ihrer Organisation zu gestalten.

F: Wie oft sollten wir die Canvas aktualisieren?

A: Behandle sie als lebende Dokumente. Aktualisieren Sie sie regelmäßig während der Planung und Durchführung und überprüfen Sie sie nach der Veranstaltung, um Lehren zu ziehen und zukünftige Ausgaben zu verfeinern.

F: Was, wenn meine Veranstaltung klein oder online ist?

A: Passen Sie die Vorlage Ihren Bedürfnissen an. Auch eine eintägige digitale Veranstaltung kann von strukturiertem Planen, Rollenklärung und einem Bewusstsein für Nachhaltigkeit profitieren.

F: Wer kann von dieser Vorlage profitieren?

A: Dieses Toolkit unterstützt Marketingteams, CMOs, Projektleiter, Eventproduzenten und alle, die Eventbudgets verwalten oder für die Erstellung ansprechender, nachhaltiger Erlebnisse verantwortlich sind.