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Portfolio Management

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Entwicklung des Projektportfoliomanagements

Das Projektportfoliomanagement (PPM) ist im Laufe der Zeit entstanden. Es hat sich aus einfachen Projektmanagement Methoden entwickelt. Anfangs arbeiteten die Unternehmen projektbezogen, was oft zu einer chaotischen, ressourcenraubenden Umgebung führte. Als die Unternehmen die Vorteile einer konsolidierten Übersicht über alle Projekte erkannten, wurde PPM geboren.

Mit der Zeit entwickelte sich PPM zu einer ganzheitlichen, strategischen Disziplin. Es ging nicht mehr nur darum, Projekte zu überwachen, sondern sie an der Unternehmensstrategie auszurichten, Risiken im gesamten Portfolio zu managen und die Ressourcen effektiv zu verteilen, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.

Warum Portfolio Management wichtig ist

Die strategische Ausrichtung von PPM stellt sicher, dass jedes Projekt zu den übergeordneten Zielen deines Unternehmens beiträgt. Diese Ausrichtung ist entscheidend, denn sie spart Ressourcen für Projekte, die nicht den strategischen Zielen deines Unternehmens dienen.

Risikomanagement ist ein weiterer wichtiger Aspekt von PPM. PPM ermöglicht es Unternehmen, potenzielle Risiken im gesamten Portfolio zu erkennen und Strategien zur Risikominderung umzusetzen, indem es einen konsolidierten Überblick über alle laufenden Projekte bietet.

Außerdem spielt PPM eine zentrale Rolle bei der Entscheidungsfindung. Durch die Analyse der Leistung verschiedener Projekte können Unternehmen Erkenntnisse gewinnen, die ihnen bei der Auswahl und Durchführung zukünftiger Projekte helfen.

Portfolio Management verstehen

Um PPM besser zu verstehen, sollten wir es in seine wichtigsten Bestandteile zerlegen:

Projektsteuerung: Die grundlegenden Regeln, die die Projektdurchführung steuern. Dieser Rahmen umfasst Richtlinien, Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten, die ein effizientes Projektmanagement gewährleisten.

Portfolio Risikomanagement: Bei diesem Aspekt des PPM geht es darum, potenzielle Bedrohungen für das Portfolio zu identifizieren und zu bewerten. Es geht darum, proaktiv für Unwägbarkeiten zu planen und Strategien zur Risikominderung umzusetzen.

Ressourcenmanagement: Hier geht es um die optimale Zuweisung und Nutzung von Ressourcen (personell, finanziell oder technisch) für alle Projekte im Portfolio.

Nachfragesteuerung: Beim Nachfragemanagement geht es um die effektive Erfassung und Bewertung von Projektanfragen auf der Grundlage ihrer Übereinstimmung mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens.

Business Alignment: Ein entscheidender Aspekt des PPM, die geschäftliche Ausrichtung, stellt sicher, dass jedes Projekt im Portfolio den übergeordneten Unternehmenszielen dient.

Leistungsmessung: Die Messung der Projektleistung anhand festgelegter Benchmarks ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Projekte auf dem richtigen Weg sind, und um künftige Entscheidungen zu treffen.

Der PPM Zyklus: Eine detaillierte Betrachtung

Projektportfoliomanagement (PPM) ist kein linearer Prozess, sondern ein fortlaufender Zyklus, der kontinuierliche Verbesserungen und die Anpassung an die Unternehmensziele ermöglicht. Schauen wir uns die einzelnen Phasen dieses Zyklus genauer an:

1. Projektinitiierung

Der PPM Zyklus beginnt mit der Projektinitiierungsphase. In dieser Phase werden potenzielle Projekte identifiziert, die zu den strategischen Zielen der Organisation beitragen. Die Ideen können intern entstehen oder aus externen Quellen wie Kundenanregungen, Marktforschung oder technologischen Fortschritten stammen. In dieser Phase werden vorläufige Projektvorschläge erstellt, in denen der Umfang, die Ziele, der potenzielle Nutzen und die geschätzten Ressourcen dargelegt werden.

2. Projektauswahl

Sobald potenzielle Projekte identifiziert sind, ist der nächste Schritt die Projektauswahl. Die Projekte werden anhand der strategischen Planung, der erwarteten Kapitalrendite (ROI), des Risikogrades und der Verfügbarkeit von Ressourcen bewertet. Für die Bewertung und Einstufung der Projekte können verschiedene Auswahlmodelle verwendet werden, darunter Scoring-, Wirtschafts- oder Strategiemodelle.

3. Portfolio Kategorisierung und Priorisierung

Die ausgewählten Projekte werden dann anhand von Kriterien wie strategischen Zielen, Projektabhängigkeiten oder Geschäftsfunktionen in Portfolios zusammengefasst. In diesen Portfolios werden die Projekte nach ihrem erwarteten Wert, ihrer Dringlichkeit, ihrem Risiko oder ihrer Ausrichtung auf strategische Ziele priorisiert. Die Priorisierung stellt sicher, dass die Ressourcen den Projekten zugewiesen werden, die den höchsten Wert haben oder für das Erreichen der Unternehmensziele am wichtigsten sind.

4. Portfolioausgleich und Optimierung

Beim Ausgleich des Portfolios geht es darum, das Portfolio so anzupassen, dass die gewünschte Mischung aus Risiko und Ertrag erreicht und die Ausrichtung an den strategischen Zielen sichergestellt wird. Dabei können Faktoren wie kurzfristige gegenüber langfristigen Projekten, risikoreiche gegenüber risikoarmen Projekten oder wachstumsorientierte gegenüber Erhaltungsprojekten abgewogen werden. Die Optimierung beinhaltet die Feinabstimmung des Portfolios, um den Wert zu maximieren und gleichzeitig das Budget, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Risikotoleranz zu berücksichtigen.

5. Überprüfung und Anpassung des Portfolios

In dieser Phase wird das Portfolio regelmäßig überprüft und auf der Grundlage von Leistungsdaten, Änderungen der strategischen Ziele, Marktbedingungen oder Projektergebnissen angepasst. Die Leistung wird anhand von Schlüsselindikatoren verfolgt, und bei Bedarf werden Korrekturmaßnahmen ergriffen. Projekte, die nicht den erwarteten Wert liefern, können neu bewertet oder eingestellt werden, um Ressourcen für wertvollere Projekte freizusetzen.

Neue Projekte, die seit der letzten Überprüfung hinzugekommen sind, werden ebenfalls bewertet und gegebenenfalls in das Portfolio integriert. Dieser iterative Überprüfungs- und Anpassungsprozess stellt sicher, dass das Portfolio mit dem dynamischen Geschäftsumfeld und den sich entwickelnden strategischen Zielen in Einklang steht.

Unternehmen können diesen PPM Zyklus anwenden, um einen systematischen, objektiven und strategischen Ansatz für das Management ihres Projektportfolios zu gewährleisten. Sie können Projekte an den strategischen Zielen ausrichten, Prioritäten bei der Ressourcenzuweisung setzen, Risiken managen und sich an veränderte Umstände anpassen, was zu besseren Projektergebnissen und zum Geschäftserfolg führt.

Herausforderungen im PPM

Projektportfoliomanagement (PPM) kann den Projektmanagementansatz einer Organisation verändern. Aber der Weg dorthin kann eine Herausforderung sein. Sehen wir uns einige der großen Herausforderungen an, die bei der Einführung und dem Betrieb von PPM auftreten können:

1. Fehlende Abstimmung mit der Geschäftsstrategie

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, sicherzustellen, dass alle Projekte mit der übergreifenden Geschäftsstrategie übereinstimmen. Diese Abstimmung kann einige Zeit in Anspruch nehmen, vor allem in größeren Organisationen mit mehreren strategischen Zielen oder in schnelllebigen Umgebungen, in denen sich die Strategien rasch weiterentwickeln. Um die Ausrichtung aufrechtzuerhalten, sind eine effektive Kommunikation, robuste Projektauswahl Prozesse und regelmäßige Portfolio Überprüfungen erforderlich.

2. Fehlen einer klaren Steuerung

Mit klaren Führungsstrukturen und -prozessen kann PPM zu einem reibungslosen Unterfangen werden. Die Festlegung klarer Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungsprozesse für die Verwaltung des Portfolios ist unerlässlich. Außerdem müssen die Governance-Strukturen innerhalb der Organisation effektiv kommuniziert werden, damit jeder seine Rolle im PPM versteht.

3. Unzureichende Ressourcen

PPM erfordert angemessene Ressourcen, darunter qualifiziertes Personal, hochentwickelte Instrumente und ein ausreichendes Budget. Diese Ressourcen sind notwendig, um die Wirksamkeit von PPM zu gewährleisten. Unternehmen müssen ihren Ressourcenbedarf sorgfältig prüfen und sich verpflichten, in die notwendigen Ressourcen für ein erfolgreiches PPM zu investieren.

4. Widerstand gegen Veränderungen

Die Einführung von PPM bringt oft erhebliche Veränderungen in der Art und Weise mit sich, wie Projekte gemanagt werden. Sie kann die Machtverhältnisse verschieben, Rollen und Verantwortlichkeiten verändern und etablierte Prozesse stören. Solche Veränderungen können auf den Widerstand von Mitarbeitern, Manager*innen und sogar der obersten Führungsebene stoßen. Effektives Veränderungsmanagement, einschließlich Kommunikation, Schulung und Unterstützung, ist entscheidend, um diesen Widerstand zu überwinden.

5. Unzureichende Fähigkeiten oder Kenntnisse

PPM erfordert spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse, z. B. in den Bereichen strategisches Denken, Risikomanagement, Ressourcenzuweisung und Leistungsmessung. Ein Mangel an diesen Fähigkeiten kann die Wirksamkeit von PPM beeinträchtigen. Unternehmen müssen in die Aus- und Weiterbildung investieren, um ihre Teams mit den notwendigen Fähigkeiten auszustatten, oder die Einstellung externer Experten in Betracht ziehen.

6. Ineffektive Kommunikation

Effektive Kommunikation ist entscheidend für PPM. Sie stellt sicher, dass jeder die strategischen Ziele, die Rolle der einzelnen Projekte bei der Erreichung dieser Ziele, den Status der Projekte und alle Änderungen im Portfolio versteht. Schlechte Kommunikation kann zu Missverständnissen, schlechter Arbeitsmoral und dem Scheitern der strategischen Ausrichtung führen.

7. Mangel an effektiven Portfoliomanagement Tools

PPM beinhaltet die Verwaltung komplexer Informationen über mehrere Projekte, Ressourcen, Risiken und strategische Ziele. Ohne wirksame PPM Tools kann die Verwaltung dieser Informationen überwältigend werden und zu Fehlern, Versäumnissen oder schlechten Entscheidungen führen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über robuste Werkzeuge zur Unterstützung ihrer PPM Prozesse verfügen.

Wenn Unternehmen diese Herausforderungen verstehen und proaktiv angehen, können sie ihre Chancen auf ein erfolgreiches PPM erhöhen, die Projektergebnisse verbessern und die strategische Ausrichtung verstärken.

Die Zukunft von PPM ist spannend. Es wird erwartet, dass KI und maschinelles Lernen bei der Projektauswahl, der Portfoliooptimierung und der Risikobewertung eine größere Rolle spielen werden. Agile Methoden, die für ihre Flexibilität und Reaktionsfähigkeit bekannt sind, werden zunehmend in das PPM integriert. Da remotes Arbeiten immer mehr zur Norm wird, müssen sich PPM Tools weiterentwickeln, um geografisch verteilten Teams gerecht zu werden und Funktionen zu bieten, die die virtuelle Zusammenarbeit und das Projektmanagement fördern.

Fazit

Beim Projektportfoliomanagement geht es um mehr als nur die Verwaltung mehrerer Projekte. Es geht darum, deine Projekte an deiner Unternehmensstrategie auszurichten und den Weg zu deinen Unternehmenszielen zu finden. Trotz der Herausforderungen kann die Bedeutung von PPM in der Unternehmenslandschaft nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Wenn du dich auf deine PPM Reise begibst, solltest du dich über die neuesten Trends auf dem Laufenden halten und die richtigen Tools nutzen. Mit dem richtigen Ansatz kann PPM dein Unternehmen zum Erfolg führen, ein Projekt nach dem anderen.

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