قالب مصفوفة RACI
تتبّع المسؤوليات وتأكّد من إجراء المحادثات الصحيحة مع الأشخاص المناسبين باستخدام قالب RACI.
معلومات عن قالب RACI
مصفوفة RACI هي أداة إدارة أساسية تساعد الفِرَق في تتبّع الأدوار والمسؤوليات ويمكنها تجنب الفوضى أثناء المشاريع. بدءًا من مشاريع الفِرَق المعقّدة متعدّدة الوظائف إلى المهام الداخلية المستمرة، تتيح لك مصفوفة RACI توضيح الأدوار وتفويض المهام، لتقوم بتجميع فريقك معًا لتنفيذ مشروعك.
يمكن لمدراء المشاريع وقادة الفِرَق استخدام هذه الأداة للمواءمة مع أصحاب المصلحة وأعضاء المشروع، ما يضمن اتفاق الجميع وإدراكهم لدورهم ولمسؤوليتهم.
ما الذي ترمز إليه مصفوفة RACI؟
تشير RACI إلى المسؤولية والمساءلة والاستشارة والاطلاع. تصِف كل كلمة من هذه الكلمات دورَ الشخص، ويتم تمييز الكلمتين الأخيرتين تبعاً لنوع التواصل الذي يجب أن يشاركوا فيه أثناء المشروع.
المسؤول: من الشخص المسؤول عن العمل؟ هو شخص يجب عليه إنهاء مشروع أو عملية أو جزء من مشروع معين.
الخاضع للمساءلة: من المسؤول عن العملية وعن مُخرجاتها؟ هم الأشخاص المسؤولون عن إكمال المهمة. يجب أن يكون هناك شخص واحد فقط مسؤول عن مشروع معين لتوفير أفضل ممارسة موصى بها. ويعمل هذا الشخص كنقطة اتّصال لجميع أصحاب المصلحة طوال مدة المشروع.
المستشار: من ستستشير عند وجود مشكلة في المشروع؟ على الشخص المستشار تقديم المعلومات لأصحاب المصلحة. إذا واجه أصحاب المصلحة مشكلات أو كان لديهم مقترحات لإجراء بعض التغييرات، عليهم إبلاغ المستشار.
المطّلع: من الذي يجب أن تبلغه إذا قمت بإجراء تغيير على المشروع؟ الشخص المطّلع يجب أن يبقى على اطلاع بما يتم إحرازه من تقدّم. دوره ليس ضروريًا لتقديم ردود فعل أو اقتراح تغييرات. ومع ذلك، سيكون من الأفضل أن تبقيه على دراية بأي تغييرات أو عقبات أو مشاكل أو المعالم الرئيسية للمشروع.
لماذا تستخدم مصفوفة RACI؟
مصفوفة RACI أداةٌ شائعة جدًا عند إدارة المشاريع لأنها توفّر الوضوح وتحدّد التوقعات. إليك قائمة بفوائد استخدام مصفوفة RACI، ولكن تذكّر أن ليس كل مشروع بحاجة إلى استخدامها.
المزيد من المشاركة. تسمح مصفوفة RACI لموظّفيك بالمشاركة بشكل أعمق في المشروع. تُناسب كلَّ موظف في فريقك فئةٌ من مصفوفة RACI. يساعد ذلك في تقليل الارتباك حول الملكية والعمليات. وبدلاً من توضيح التوقعات والمسؤوليات، يمكن لزملائك في الفريق التركيز على أدوارهم.
المزيد من إمكانية التوسع. بمجرد تعيينك موظفين لكل جزء من مصفوفة RACI، سيصبح تدريب الموظفين الجدد وتوسيع نطاق عملياتك أكثر سهولة. يساعدك ذلك على توسيع نطاق فريقك. يمكن للموظفين الجدد أن يبقوا على اطّلاع بآخر التطورات بسرعة أكبر لأن أدوارهم ومسؤولياتهم موضَّحة في المصفوفة.
حل الصراعات. تقلّل مصفوفة RACI من فرص الخلاف بين الموظفين والإدارة. نظرًا إلى أن كل موظف لديه دور محدد بوضوح، فإنهم يعرفون نطاق مسؤولياتهم -- وإلى من يوجّهون أسئلتهم.
زيادة الكفاءة. استخدم مصفوفة RACI لزيادة كفاءتك. يُسهّل استخدام مصفوفة RACI من إقامة الاجتماعات ذات جداول الأعمال الواضحة وغير المسهبة. قم بدعوة أصحاب المصلحة إلى اجتماعاتك وأنت على ثقةٍ بأنها ليست مضيعةً لوقتهم.
كيفية استخدام قالب مصفوفة RACI
استخدم قالب مصفوفة RACI عند البدء بالمشاريع. يساعدك القالب في توضيح الأدوار والمسؤوليات. إليك كيفية استخدام القالب وتعديله وفقًا لاحتياجاتك:
اختر قالب مصفوفة RACI الجاهز.
أضف الفِرَق أو الأقسام المشاركة في مشروعك عن طريق تعديل صفوف القالب.
حدّد الأدوار والمسؤوليات وأسندها إلى كل عضو في المشروع. قم بإضافة صفوف إضافية إلى القالب الخاص بك عن طريق النقر على الأيقونة ذات النقاط الثلاث والنقر على رمز "إضافة صف". يمكنك تمييزهم باستخدام إشارة@أو إضافة تعليق .ليعرفوا أنه قد تم إسناد الأدوار ويمكنهم تقديم ردود الفعل.
قبل إرفاقه بأي لوحة أو ملف لمشروع آخر، شاركه مع فريقك وكرّر ذلك إذا لزم الأمر.
مثال على مصفوفة RACI
لنفترض أنك تطلق ميزة منتج جديدة. بصفتك مدير المشروع، استخدم مصفوفة RACI لتعيين أدوار ومسؤوليات كل فرد في المشروع. سيؤدي ذلك إلى تسهيل التواصل ومساعدة الجميع على فهم دورهم ومن يجب أن يتواصلوا معه فيما يتعلق بصنع القرار أو التنفيذ أو تقديم المشورة المتعلقة بالمشروع.
فيما يلي مثال للفِرَق التي يجب تضمينها في مصفوفة RACI إذا كنت تطلق ميزةً لمُنتَج:
إدارة البرنامج
إدارة المنتج
التصميم
تسويق المنتج
تحليلات البيانات
القانون والامتثال
تسويق العلامة التجارية
نجاح العميل
سيكون لكل مدير فريق دور ومسؤولية مختلفان، اعتمادًا على كيفية بناءِ مؤسستك وإنشاءِ المشروع. بعد اختيار جميع الفِرَق لتأسيس وتشغيل هذا المشروع، قم بتعيين الأدوار والمسؤوليات، وضع علامة على أعضاء الفريق في التعليقات. اطلب منهم تأكيد ما إذا تم تعيين الدور بدقة أو إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن RACI.
لإنهاء المهمة، أضف مصفوفة RACI إلى أي لوحة أخرى من وثائق المشروع ليتمكّن فريقك من الاطّلاع عليها والرجوع إليها كلما دعت الحاجة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب مصفوفة How Now Wow
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Product Management, Prioritization
لا توجد أفكار سيّئة في العصف الذّهني — ولكن بعضها أكثر أصالةً وأسهل في التّنفيذ. مصفوفة How Now Wow هي أداة تساعدك في تحديد تلك الأفكار العظيمة وتنظيمها، بالإضافة إلى إعادة تنشيط فريقك للتّفكير بشكل إبداعي والمجازفة (وهو أمر يصعب تنفيذه عند توسيع نطاق عملك). احصل على هذا القالب لإنشاء مصفوفة خاصّة بك، ثم قم بتصنيف الأفكار التي أنشأتَها في عمليّة العصف الذّهني على أنها "How" (يصعب تنفيذها) أو "Now" (سهل التّنفيذ) أو "Wow" (أصيل وسهل التّنفيذ).
قالب حزم الملاحظات اللّاصقة
: يعمل بشكل أفضل مع
Brainstorming, Meetings, Workshops
استخدم قالب حزم الملاحظات اللّاصقة من منصّة Miro لتسهيل جلسات العصف الذّهني والجلسات الجماعيّة. استخدمها لتنظيم أفكارك والتّعاون كفريق واحد وتشجيع المشاركة من جميع المعنيّين.
قالب الطّريقة المرنة غير الرّسمية
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Product Management, Meetings
ما الذي يجعل الاجتماع رائعًا (غير الكعك)؟ أن يتمّ تقدير مهارات الجميع ومواردهم ووقتهم من خلال الاستفادة منها على أفضل وجه. هذا ما تمّ تصميم نهج الطّريقة المرنة غير الرّسمية ليؤدّيه. تُعدُّ الطّريقة المرنة غير الرّسمية رائعة لطرح الأفكار واستعراضات سير العمل، فهي تقسّم الاجتماع إلى ثلاث مراحل أساسيّة وهي: ما يجب مناقشته، وما تتمّ مناقشته، وما تمّت مناقشته. يُسهِّل لك هذا القالب جمع الملاحظات اللّاصقة وتحديث الأعمدة أثناء الانتقال من موضوع لآخر.
قالب خارطة طريق DevOps
: يعمل بشكل أفضل مع
Documentation, Product Management, Software Development
تقوم فِرَق DevOps باستمرار بإنشاء التّعليمات البرمجيّة وتكرارها ووضعها في الاستخدام الفعلي. في ظلّ هذه الخلفيّة من التّطوير المستمر، قد يكون من الصّعب مواكبة مشاريعك. استخدم قالب خارطة طريق DevOps هذا للحصول على عرض تفصيلي لعمليّة تطوير المنتَج وكيف تتناسب مع إستراتيجيّة منتج مؤسّستك. تحدّد خارطة طريق DevOps مبادرات التّطوير والعمليّات التي خطّطْتَ لها على المدى القصير، بما في ذلك المراحل الرّئيسية والتّبعيّات. يتميّز هذا التّنسيق سهل الاستخدام بسهولة فهمه من قبل الجمهور مثل المنتجات والتّطوير وعمليّات تكنولوجيا المعلومات.
لوحة SAFe Roam
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
لوحة SAFe Roam هي إطار عمل لإبراز المخاطر. تمنحكم أنت وفريقك مساحة مشتركة لملاحظة المخاطر وتسليط الضّوء عليها، حتى لا يتمّ تجاهلها. تساعد لوحة ROAM الجميع على النّظر في احتماليّة وقوع المخاطر وتأثيرها، وتحديد المخاطر ذات الأولويّة المنخفضة مقابل المخاطر ذات الأولوية العالية. المبادئ الأساسيّة للوحة SAFe (إطار عمل أجايل المتدرِّج) هي: تقديم حلول فعّالة من حيث التّكلفة، وتطبيق أنظمة التّفكير، وافتراض أن الأمور ستتغيّر، والبناء بشكل تدريجي، وبناء المراحل الرّئيسية اعتماداً على تقييم أنظمة العمل، ووضْع تصوُّر لّلأعمال قيد التنفيذ والحدّ منها.
قالب قبّعات التَّفكير السّت
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Brainstorming
تمّ إنشاء قبّعات التَّفكير السّت من قِبل الدّكتور إدوارد دي بونو كبديل للجدال، وهي مصمَّمة لمساعدة الفرق في استكشاف الأفكار وتطويرها بشكل تعاونيّ. استخدم هذا القالب لتعزيز التّفكير الإبداعي والحصول على وجهات نظر مختلفة حتى تتمكَّن أنت وفريقك من اتّخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل.