قالب مصفوفة RACI
تتبّع المسؤوليات وتأكّد من إجراء المحادثات الصحيحة مع الأشخاص المناسبين باستخدام قالب RACI.
معلومات عن قالب RACI
مصفوفة RACI هي أداة إدارة أساسية تساعد الفِرَق في تتبّع الأدوار والمسؤوليات ويمكنها تجنب الفوضى أثناء المشاريع. بدءًا من مشاريع الفِرَق المعقّدة متعدّدة الوظائف إلى المهام الداخلية المستمرة، تتيح لك مصفوفة RACI توضيح الأدوار وتفويض المهام، لتقوم بتجميع فريقك معًا لتنفيذ مشروعك.
يمكن لمدراء المشاريع وقادة الفِرَق استخدام هذه الأداة للمواءمة مع أصحاب المصلحة وأعضاء المشروع، ما يضمن اتفاق الجميع وإدراكهم لدورهم ولمسؤوليتهم.
ما الذي ترمز إليه مصفوفة RACI؟
تشير RACI إلى المسؤولية والمساءلة والاستشارة والاطلاع. تصِف كل كلمة من هذه الكلمات دورَ الشخص، ويتم تمييز الكلمتين الأخيرتين تبعاً لنوع التواصل الذي يجب أن يشاركوا فيه أثناء المشروع.
المسؤول: من الشخص المسؤول عن العمل؟ هو شخص يجب عليه إنهاء مشروع أو عملية أو جزء من مشروع معين.
الخاضع للمساءلة: من المسؤول عن العملية وعن مُخرجاتها؟ هم الأشخاص المسؤولون عن إكمال المهمة. يجب أن يكون هناك شخص واحد فقط مسؤول عن مشروع معين لتوفير أفضل ممارسة موصى بها. ويعمل هذا الشخص كنقطة اتّصال لجميع أصحاب المصلحة طوال مدة المشروع.
المستشار: من ستستشير عند وجود مشكلة في المشروع؟ على الشخص المستشار تقديم المعلومات لأصحاب المصلحة. إذا واجه أصحاب المصلحة مشكلات أو كان لديهم مقترحات لإجراء بعض التغييرات، عليهم إبلاغ المستشار.
المطّلع: من الذي يجب أن تبلغه إذا قمت بإجراء تغيير على المشروع؟ الشخص المطّلع يجب أن يبقى على اطلاع بما يتم إحرازه من تقدّم. دوره ليس ضروريًا لتقديم ردود فعل أو اقتراح تغييرات. ومع ذلك، سيكون من الأفضل أن تبقيه على دراية بأي تغييرات أو عقبات أو مشاكل أو المعالم الرئيسية للمشروع.
لماذا تستخدم مصفوفة RACI؟
مصفوفة RACI أداةٌ شائعة جدًا عند إدارة المشاريع لأنها توفّر الوضوح وتحدّد التوقعات. إليك قائمة بفوائد استخدام مصفوفة RACI، ولكن تذكّر أن ليس كل مشروع بحاجة إلى استخدامها.
المزيد من المشاركة. تسمح مصفوفة RACI لموظّفيك بالمشاركة بشكل أعمق في المشروع. تُناسب كلَّ موظف في فريقك فئةٌ من مصفوفة RACI. يساعد ذلك في تقليل الارتباك حول الملكية والعمليات. وبدلاً من توضيح التوقعات والمسؤوليات، يمكن لزملائك في الفريق التركيز على أدوارهم.
المزيد من إمكانية التوسع. بمجرد تعيينك موظفين لكل جزء من مصفوفة RACI، سيصبح تدريب الموظفين الجدد وتوسيع نطاق عملياتك أكثر سهولة. يساعدك ذلك على توسيع نطاق فريقك. يمكن للموظفين الجدد أن يبقوا على اطّلاع بآخر التطورات بسرعة أكبر لأن أدوارهم ومسؤولياتهم موضَّحة في المصفوفة.
حل الصراعات. تقلّل مصفوفة RACI من فرص الخلاف بين الموظفين والإدارة. نظرًا إلى أن كل موظف لديه دور محدد بوضوح، فإنهم يعرفون نطاق مسؤولياتهم -- وإلى من يوجّهون أسئلتهم.
زيادة الكفاءة. استخدم مصفوفة RACI لزيادة كفاءتك. يُسهّل استخدام مصفوفة RACI من إقامة الاجتماعات ذات جداول الأعمال الواضحة وغير المسهبة. قم بدعوة أصحاب المصلحة إلى اجتماعاتك وأنت على ثقةٍ بأنها ليست مضيعةً لوقتهم.
كيفية استخدام قالب مصفوفة RACI
استخدم قالب مصفوفة RACI عند البدء بالمشاريع. يساعدك القالب في توضيح الأدوار والمسؤوليات. إليك كيفية استخدام القالب وتعديله وفقًا لاحتياجاتك:
اختر قالب مصفوفة RACI الجاهز.
أضف الفِرَق أو الأقسام المشاركة في مشروعك عن طريق تعديل صفوف القالب.
حدّد الأدوار والمسؤوليات وأسندها إلى كل عضو في المشروع. قم بإضافة صفوف إضافية إلى القالب الخاص بك عن طريق النقر على الأيقونة ذات النقاط الثلاث والنقر على رمز "إضافة صف". يمكنك تمييزهم باستخدام إشارة@أو إضافة تعليق .ليعرفوا أنه قد تم إسناد الأدوار ويمكنهم تقديم ردود الفعل.
قبل إرفاقه بأي لوحة أو ملف لمشروع آخر، شاركه مع فريقك وكرّر ذلك إذا لزم الأمر.
مثال على مصفوفة RACI
لنفترض أنك تطلق ميزة منتج جديدة. بصفتك مدير المشروع، استخدم مصفوفة RACI لتعيين أدوار ومسؤوليات كل فرد في المشروع. سيؤدي ذلك إلى تسهيل التواصل ومساعدة الجميع على فهم دورهم ومن يجب أن يتواصلوا معه فيما يتعلق بصنع القرار أو التنفيذ أو تقديم المشورة المتعلقة بالمشروع.
فيما يلي مثال للفِرَق التي يجب تضمينها في مصفوفة RACI إذا كنت تطلق ميزةً لمُنتَج:
إدارة البرنامج
إدارة المنتج
التصميم
تسويق المنتج
تحليلات البيانات
القانون والامتثال
تسويق العلامة التجارية
نجاح العميل
سيكون لكل مدير فريق دور ومسؤولية مختلفان، اعتمادًا على كيفية بناءِ مؤسستك وإنشاءِ المشروع. بعد اختيار جميع الفِرَق لتأسيس وتشغيل هذا المشروع، قم بتعيين الأدوار والمسؤوليات، وضع علامة على أعضاء الفريق في التعليقات. اطلب منهم تأكيد ما إذا تم تعيين الدور بدقة أو إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف بشأن RACI.
لإنهاء المهمة، أضف مصفوفة RACI إلى أي لوحة أخرى من وثائق المشروع ليتمكّن فريقك من الاطّلاع عليها والرجوع إليها كلما دعت الحاجة.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب جدول الأعمال
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Meetings, Workshops
حتّى لو قمت لسنوات بعقد اجتماعات، فإنّ عقد الاجتماع عبر الإنترنت أمرٌ مختلفٌ. إبقاء الاجتماعات منظّمة وهادفة وملتزمة بالتّركيز على المهام أمرٌ أساسي. يبدأ هذا كلُّه بوضع جدول أعمال تفصيليّ، ويسهّل هذا القالب إنشاءه.
قالب منظِّم الاجتماع
: يعمل بشكل أفضل مع
Meetings, Workshops, Project Planning
عندما يتعلّق الأمر بالأفكار التي يتمّ التوصُّل إليها خلال الاجتماع، يجب أن تهتم بالكمّ والجودة على حدٍّ سواء. إذن لماذا تختار؟ سيزيد قالب منظِّم الاجتماع الخاص بنا من فرص التّوصُّل إلى الكثير من الأفكار الرّائعة في اجتماعك. سيمنحك طريقة بسيطة وفعّالة لتصميم أي نشاط (بما في ذلك الاجتماعات والتّخطيط اليومي) والتّأكُّد من أنّ أعضاء الفريق البعيدين يعرفون تمامًا ما يهدف الاجتماع إلى تحقيقه. ويمكنك أن تمنح منظِّم الاجتماع الخاص بك القوّة من خلال توصيل منصّة Miro بالتّطبيقات والخدمات المفضّلة لديك: Atlassian’s JIRA و Google Drive و Slack و Trello و DropBox و OneDrive.
قالب مصفوفة المخاطر
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
مصفوفة المخاطر--المعروفة كذلك باسم مصفوفة الاحتمالات أو مصفوفة تقييم المخاطر أو مصفوفة الأثر--هي أداة تسمح لك بتقييم المخاطر الإجمالية من خلال تصور المخاطر المحتملة في مخطط بياني. تتيح لك الأداة الموازنة بين شدة المخاطر المحتملة واحتمال حدوثها. تفيد مصفوفة المخاطر في إدارة المخاطر حيث توضّح المخاطرَ التي تتعلّق بالقرار بشكل مرئي. ويمكّنك هذا من تجنب أسوأ السيناريوهات من خلال إعداد خططاً للطوارئ أو خططاً لتخفيف المخاطر.
قالب الجدول الزمني
: يعمل بشكل أفضل مع
Project Management, Flowcharts, Project Planning
يعرض الجدول الزمني ترتيبًا زمنيًا للتواريخ المهمة والأحداث المقررة. وتساعد الجداول الزمنية مدراء المنتجات والمشاريع وأعضاء الفريق على سرد القصص المرئية عن مراحل التقدّم والعقبات. كما تمكّن الجداول الزمنية الفِرق من معرفة ما حدث من قبل والتقدّم الحالي والأمور التي تحتاج للمعالجة في المستقبل بنظرةٍ واحدة. ويجب أن تستند المشاريع أو المنتجات ذات الغرض المعين أو القابلة للتنفيذ إلى جدول زمني لتحقق النجاح. استخدم الجدول الزمني كمرجع مشترك لتواريخ البداية والنهاية وللمراحل الرئيسية.
قالب الأعمال التي يتعيّن القيام بها
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Design Thinking, Brainstorming
يتعلق الأمر بإنجاز العمل بشكل صحيح — يقوم العملاء "بتوظيف" منتج أو خدمة لإنجاز "عمل"، وإذا لم يُنجَز بشكل صحيح، سيجد العميل بديلاً يقوم بالمهمّة بشكل أفضل. استنادًا إلى هذا المُنطَلق البسيط، يساعد إطار الأعمال التي يتعيّن القيام بها (JTBD) روّاد الأعمال والشّركات الناشئة ومدراء الأعمال في تحديد هوية عملائهم ومعرفة الاحتياجات التي لم تتم تلبيتها في السّوق. تتيح لك قصة العمل القياسيّة رؤية الأشياء من وجهة نظر عملائك عبر سرد قصتهم باستخدام هيكل قصّة "عندما…أريد…لذلك أنا…".
قالب سجلّ ريد (RAID)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Project Management, Agile Workflows
استخدم قالب سجلّ ريد لفهم المخاطر المُحتملة والافتراضات والمشكلات والتّبعيات المتعلّقة بمشروع قادم بشكل أفضل. باستخدام هذه المعلومات، يمكنك وضع خطط طوارئ فعّالة وإعداد مواردك وفقًا لذلك. ستعرف الأخطاء التي من الممكن أن تحدث خلال المشروع وكيفيّة حل المشكلة.