قالب مصفوفة الأولويات
وفّر المرونة لفريقك وحدد المشكلات العاجلة باستخدام قالب مصفوفة الأولويات. تتبع أي مسألة وتابعها بسهولة.
نبذة عن قالب مصفوفة الأولويات
يساعدك قالب مصفوفة الأولويات على تنظيم المهام، فهو مساحة يمكنك فيها تقييم الأولويات ومشاركتها مع فريقك. يحب مدراء المشاريع والأفراد التنفيذيون هذا القالب لأنه يوضح بشكل مرئي كيفية البدء في مشروع أو حتى من أين تبدأ. يساعدك كذلك قالب مصفوفة الأولويات على تحديد المشكلات والمسائل العاجلة.
ما مصفوفة الأولويات؟
مصفوفة الأولويات أداةٌ تستخدم لترتيب أولويات العمل بالشكل المطلق، وتوفّر المعلومات لاتخاذ القرارات وإدارة الوقت. هي أداة مفيدة لأنه يمكن تطبيق إطار العمل البسيط على جميع أنواع الأعمال، سواء كانت عمليات تجارية أو قائمة على المشاريع، أو تشغيلية. تبدأ مصفوفات الأولويات بتنسيق بسيط ولكن يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجاتك. تقوم معظم المنظمات بترتيب الأولويات حسب التأثير (منخفض، متوسط، مرتفع) ومستوى الجهد والعجلة.
متى يجب استخدام مصفوفة الأولويات
مصفوفة الأولويات أداةُ إدارةٍ يستخدمها الأشخاص الذين يحتاجون إلى ما هو أشمل من قائمة المهام الأساسية، ويمكن أن تكون ذات قيمة في إدارة المشاريع وتحديد أولويات المشروع. تم تصميم مصفوفة 2x2 لمساعدتك في تحديد المهام ذات الأهمية القصوى حتى تتمكن من التركيز أولاً على الاحتياجات الأكثر إلحاحاً.
قد تؤثّر مجموعة متنوعة من العوامل على مدى إلحاح أو أهمّية مهمّة ما في قائمتك. على سبيل المثال، إذا كان يجب عليك إكمال مهمّة تؤثّر بشكل مباشر في رضا العميل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمّة ذات أولويّة عالية وإلحاح كبير. ومع ذلك، إذا كان عليك إكمال مهمة يمكن أن تجعل عملاءك أكثر سعادة في المستقبل، فمن المحتمل أن تكون هذه المهمة ذات إلحاح منخفض ولكنها بأولوية عالية.
كيفية إنشاء مصفوفة الأولويات
راجع قائمة مهامك وصنف كل واحدة منها في ربع. إليك كيفية التفكير في كل ربع:
الرّبع الأول مخصّص للمواعيد النهائية الأكثر إلحاحاً وأهمّية.
الربع الثاني مخصّص لوضع الإستراتيجيات والتطوير على المدى الطويل، وهي مهام ليست مُلِحّة ولكنها لا تزال مهمّة.
الربع الثالث مخصّص لمهامٍ مُلحّة ولكنها ليست مهمة، وللارتباك بسبب ضغط الوقت ولا يزال يتعيّن القيام به على الفور.
الربع الرابع مخصص لنوع المهام ذات القيمة المنخفضة، إن وجدت.
قم بتحليل أنشطتك اليومية أو الأسبوعية وخصّص المشكلات في الربع المناسب لها في مصفوفة المعايير قبل تقييم المكان الذي تحتاج إلى إجراء التغييرات فيه.
أنشئ مصفوفة الأولويات الخاصة بك
أداة اللوحة البيضاء من منصّة Miro هي مخطط مثالي لإنشاء مصفوفة الأولويات ومشاركتها. ابدأ باختيار قالب مصفوفة الأولويات هذا.
1. استخدم قالب منصّة Miro
افتح قالب منصّة Miro هذا للبدء! في اللوحة، قم بإدراج المهام التي تريد من فريقك إنجازها.
2. فكّر في كل مهمة
اسأل نفسك السؤال التالي لكل مهمة: ما عواقب عدم إنجاز هذه المهمة؟
3. رتّب المهام بحسب أولوياتها
استنادًا إلى هذه المعلومات، صنّف كل عنصر في القائمة بأنه ذو "أولوية عالية" أو "أولوية منخفضة".
4. حدّد مدى إلحاح كل مهمّة
الآن واصل تقسيم المهام في كل فئة إلى فئتين فرعيتين هما: "إلحاح مرتفع" و"إلحاح منخفض". يجب أن يكون لديك الآن أربع قوائم.
5. حدّد القيم
حدّد القيم بين 1 و4 لكل خيار، حيث تعني الأرقام الأقل أن المهمة ذات أولوية أعلى.
6. ضع على المصفوفة
صنف الخيارات في مصفوفتك. بمجرد الانتهاء، شارك أولوياتك مع أصحاب المصلحة الضروريين.
كيف تُنشئ مصفوفة الأولوية؟
أنشئ أولاً قائمة المهام التي يجب إنجازها. ثمّ ابدأ بمنح الأولويات للمهام بناءً على أهمّية المهمّة وإلحاحها. ضع المهام على المصفوفة بعد تعيين قيمةٍ لكلّ شيء.
كيف تستخدم مصفوفة الأولويات؟
مصفوفة الأولويات هي أداة لصنع القرار تُستخدم لتقسيم المهام إلى فئات مختلفة حسب الإلحاح والأهمية. يفيد تصنيف المهام بهذه الطريقة في صقل أولوياتك والتأكُّد من تخصيص وقتك بأكفأ طريقة ممكنة.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
ابدأ باستخدام هذا القالب الآن.
قالب تحليل البيئة الخارجيّة والمحيطة
: يعمل بشكل أفضل مع
Ideation, Strategic Planning, Business Management
لا توجد شركة تعمل بمعزل عن المحيط، لذا إن كنت ترغب بالنّجاح، فعليك أن تتعامل بفعّاليّة مع القوانين المحلّيّة، والهيئات التّنظيميّة الحكوميّة، وصحّة الاقتصاد المحلّي، والعوامل الاجتماعية مثل معدّل البطالة ومتوسّط دخل الأسرة وغير ذلك. استخدم قالب تحليل البيئة الخارجيّة والمحيطة (PEST) ليساعدك في استكشاف كيفيّة تأثير المحيط الخارجي على عملك وكيف يمكنك التّعايش مع هذه التّأثيرات.
قالب تحليل التّكلفة والفائدة
: يعمل بشكل أفضل مع
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
بوجود العديد من القرارات اليومية التي يجب اتّخاذها—وكل منها يبدو عالي المخاطر—من السّهل أن تثقل الخيارات كاهل أي عمل أو مؤسّسة. أنت بحاجة إلى طريقة منهجيّة لتحليل المخاطر والمكاسب. يمنحك تحليل التّكلفة والفائدة الوضوح الذي تحتاجه لاتّخاذ قرارات ذكيّة. سيساعدك هذا القالب في إجراء تحليل التّكلفة والفائدة (CBA) لمساعدة فريقك في تقييم إيجابيّات وسلبيّات المشاريع الجديدة أو مقترحات الأعمال—وفي النّهاية سيساعد شركتك في الحفاظ على وقتك الثّمين وأموالك ورأس مالك الاجتماعي.
قالب مخطّط المنتَج
: يعمل بشكل أفضل مع
Desk Research, UX Design
مخطّطات المنتَج هي أداة موجَزة وغنيّة بالمحتوى توضِّح ما هو منتجك وما هي مكانته الاستراتيجيّة. من خلال الجمع بين العمل بطريقة أجايل وتجربة المستخدم، تُكمل مخطّطات المشروع قصص المستخدم باستخدام الشّخصيات، ومخطّطات القصّة، والسّيناريوهات، ورسومات التّصميم وغيرها من الأدوات الخاصّة بتجربة المستخدم. تُعدّ مخطَّطات المنتَج مفيدة لأنها تساعد مدراء المنتجات في تحديد نموذج أوّلي. إنشاء مخطّط المنتَج هو خطوة أولى مهمّة في تحديد المستخدمين المحتمَلين، والمشكلة التي يجب حلّها، والوظائف الأساسيّة للمنتَج، والوظائف المتقدّمة التي تستحقّ الاستكشاف، والميزة التّنافسية، والمكاسب المحتمَلة للعملاء من المنتج.
قالب تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA)
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Strategic Planning, Software Development
عندما تؤسّس شركة أو تُدير فريقاً، ستواجه العديد من المخاطر. لا يمكنك إزالة تلك المخاطر ولكن يمكنك تحديدها والتّخفيف من شدّتها لتزيد فرص نجاحك. تحليل أنماط وآثار الإخفاق (FMEA) أداة قويّة مصمّمة لمساعدتك في إدارة المخاطر والمشاكل المُحتملة من خلال اكتشافها ضمن عمليّة أو منتَج أو نظام. ستكتشفها في وقت أبكر ضمن عمليّاتك — لتُجنّبك التّغييرات المكلفة التي تظهر في مراحل متأخّرة من سير العمل، أو أسوأ من ذلك، بعد أن تكون قد أثّرت بالفعل على عملائك وتجربتهم.
قالب مخطّط تطابق المنتج مع السّوق
: يعمل بشكل أفضل مع
Market Research, Strategic Planning, Product Management
يُستخدم قالب مخطّط تطابق المنتج مع السّوق لمساعدة فِرَق المنتج في تلبية احتياجات العملاء والسّوق من خلال تصميم منتجاتهم. ينظر هذا القالب إلى المنتج من جانبين: أولاً، كيف يلائم المنتج احتياجات المستخدم، وثانيًا كيف يتناسب المنتج المصمَّم بالكامل مع مشهد السّوق. يفهم هذا المقياس المُركَّب المنتجَ بشكل كلي بدءاً من طريقة استخدام العملاء للمنتج ورغبتهم به، وصولاً إلى طلب السّوق. من خلال مقارنة خصائص العملاء والمنتَج معاً، يجب أن يتوصَّل المستخدمون إلى فهم أفضل لمجال المنتج والمقاييس الرئيسيّة.
لوحة SAFe Roam
: يعمل بشكل أفضل مع
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
لوحة SAFe Roam هي إطار عمل لإبراز المخاطر. تمنحكم أنت وفريقك مساحة مشتركة لملاحظة المخاطر وتسليط الضّوء عليها، حتى لا يتمّ تجاهلها. تساعد لوحة ROAM الجميع على النّظر في احتماليّة وقوع المخاطر وتأثيرها، وتحديد المخاطر ذات الأولويّة المنخفضة مقابل المخاطر ذات الأولوية العالية. المبادئ الأساسيّة للوحة SAFe (إطار عمل أجايل المتدرِّج) هي: تقديم حلول فعّالة من حيث التّكلفة، وتطبيق أنظمة التّفكير، وافتراض أن الأمور ستتغيّر، والبناء بشكل تدريجي، وبناء المراحل الرّئيسية اعتماداً على تقييم أنظمة العمل، ووضْع تصوُّر لّلأعمال قيد التنفيذ والحدّ منها.