معلومات حول قالب الاجتماع اليومي المُختصَر
يساعد قالب الاجتماع اليومي المُختصَر، الذي يتم استخدامه أيضًا في سكروم، الفِرَق على العمل معاً بشكل أكثر فاعليّة. تَستخدم معظم الفِرَق قالب الاجتماع اليومي المُختصَر لمراجعة نتائج عمل اليوم السّابق، وتخطيط عناصر العمل لهذا اليوم، وتحديد أيّة عقبات يحتاج أفراد الفريق المساعدةَ فيها.
واصل القراءة لمعرفة المزيد عن قالب الاجتماع اليومي المُختصَر.
لماذا تُجري الشّركات اجتماعات يوميّة مُختصَرة؟
تساعد الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في إدارة عبء العمل وجمع الفِرَق معًا. قد تُجري بعض الفِرَق هذه الاجتماعات بطريقة مختلفة قليلاً، ولكن فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة ممارسة شائعة:
تعزيز التّعاونالاجتماعات اليوميّة المُختصَرة وسيلة رائعة لتعزيز التّعاون بين أفراد الفريق. يحصل الزّملاء على فرصة لعرض المشكلات والعقبات والمعوّقات بحيث يتمكّن زملاؤهم في الفريق من المشاركة وعرض المساعدة.
الحصول على المعارف ومشاركتهايمكن أن تُساعد وتيرة الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة في سدّ الثّغرات المعرفيّة والتّأكُّد من أنّ الجميع يتواصلون. تضمن الاجتماعات المُختصَرة أن يكون لدى الفريق فكرةً أفضل عمّا يعمل عليه الآخرون وكيف يمكنهم المساعدة.
الحدّ من العقبات: تتيح الاجتماعات المُختصَرة للموظّفين تحديد المشكلات قبل أن تصبح أكثر خطورة. عندما يذكر شخص ما مشكلةً، يمكن لزملائه في الفريق اقتراح طرقٍ أفضل لإكمال المهمّة. إذا كان أعضاء الفريق لا يشعرون بالرّاحة عند مناقشة العقبات، فقد يشير ذلك إلى مشاكل أكثر عمقاً في العمليّات أو الوظائف أو الرّوح المعنويّة. يمكن للمشرفين بعد ذلك اتّخاذ خطوة إلى الوراء لمعالجة هذه المشكلات الأساسيّة.
مشاركة الأهداف والغاياتتوفّر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة منتدىً للأشخاص لمشاركة الأهداف الفرديّة والجماعيّة. يمكن للمشرفين التّأكُّد من أن الجميع يفهمون الأهداف التي يعملون من أجلها. كما يمكنهم تعديل الأهداف إذا لزم الأمر.
كيفيّة إنشاء جدول الاجتماع اليومي المُختصَر
1- حدِّد الوقت والمكان
قم باستطلاع آراء فريقك لمعرفة ما إذا كانوا يفضّلون إجراء الاجتماعات المُختصَرة في الصّباح أم في نهاية اليوم. يجب أن تصبح الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة جزءًا مفيدًا من العمل المعتاد للجميع حيث تمهّد الطّريق ليومهم أو تصنع له الخاتمة.
2 - قم بإعدادجدول أعمال
يجب ألا تستمر الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة لمدّة تجعل الشّخص يتململ أثناء الوقوف. بشكل عام، قم بتخصيص من عشر إلى خمس عشرة دقيقة. لتبقى مركِّزاً على المهمّة، قم بإنشاء جدول أعمال سريع يوضّح ما تأمل في تحقيقه.
3- التزم بالتّنسيق ذاته
بمجرّد تحديد وقتك ومكانك، ابتكر بعض الأسئلة التي تأمل أن تتمّ الإجابة عليها خلال كل اجتماع. تهدف العديد من الاجتماعات اليوميّة المُختصَرة إلى الإجابة على الأسئلة الثلاثة التالية: ماذا الذي قمتُ بإنجازه منذ الاجتماع المُختصَر الأخير؟ ماذا الذي آمل أن أنجزَه قبل الاجتماع القادم؟ ما العقبات التي قد تمنعني من القيام بذلك؟
نصيحة: يمكنك أيضاً استيراد بطاقات Jira لتتبُّع المشكلات للحفاظ على طقوس الفريق.
