Plantilla de reflexión de reuniones

Acerca de la plantilla de reflexión de reuniones

Las reflexiones de reuniones brindan a tu equipo la oportunidad de hablar sobre cómo abordan su trabajo. Usa la plantilla de reflexiones de reuniones para crear un espacio de conversación que aclare cómo las personas piensan, sienten y articulan el "por qué" detrás de su trabajo, más allá de las necesidades básicas de gestión de proyectos. 

¿Qué es una reflexión de reuniones?

Una reflexión de reuniones está dirigida por "aprendices", miembros del equipo que comparten historias con el resto de su grupo. 

Los aprendices pueden optar por presentar un tema o relato, y el resto del equipo puede hacer un seguimiento con una serie de preguntas. Alternativamente, la sesión puede configurarse como una sesión de preguntas y respuestas en vivo entre el aprendiz designado y el equipo. 

Típicamente, una persona de tu equipo asumirá el rol de aprendiz y compartirá una experiencia reciente que pueda beneficiar a los demás. El resto del equipo asumirá un rol de oyente activo, haciendo preguntas según sea necesario, estableciendo una conexión significativa con su propio trabajo, o con los valores e iniciativas de la empresa. 

Cuándo usar la plantilla de reflexión de reuniones

Una reflexión de reuniones tiene como objetivo profundizar en cómo tu equipo aprende nuevas habilidades, documentar observaciones clave y averiguar cómo desarrollar esas habilidades para el futuro. 

Las reflexiones de reuniones permiten a los compañeros de equipo compartir nueva información sobre el negocio de un cliente o una iniciativa empresarial interna. Tu equipo también puede ofrecer técnicas de resolución de problemas o incluso recomendar un nuevo libro, podcast o película que valga la pena buscar. 

Estas reflexiones grupales pueden fomentar que los colegas de todos los niveles se involucren en el desarrollo profesional de los demás. 

Cómo usar la plantilla de reflexión para reuniones

Comienza agregando la plantilla de reflexión para reuniones a tu tablero, luego sigue estos pasos para personalizarla:

1. Empieza con una dinámica rompehielos para establecer el tono 

Para que todos piensen de manera creativa desde el inicio, fomenta un enfoque de comunicación no estructurado. Da a todos la oportunidad de conocerse. 

2. Pide al "aprendiz" que comparta lo que ha aprendido recientemente. 

Mientras el aprendiz de tu grupo comparte su experiencia, anima al equipo a escribir sus observaciones en notas adhesivas. Estas notas se pueden asignar a una cuadrícula (como "¿qué te has perdido?") que esté alineada con la narrativa y pueda incitar preguntas de seguimiento útiles.  

3. Responde con preguntas, observaciones o consejos en equipo 

Después de que el aprendiz haya terminado de hablar, pide a cada persona del grupo que comparta una observación o pregunta para profundizar en la historia. Cuanto más específica sea la solicitud o el detalle compartido, mejor será el entendimiento. Nombra a un encargado de tomar notas en el grupo para escribir los hallazgos y utilízalos para asegurarte de que estas discusiones se mantengan oportunas y enfocadas.  

4. Decidan las acciones de seguimiento en equipo  

Para concluir, el encargado de tomar notas en el grupo puede hacer un resumen verbal de su reunión. El aprendiz también puede agregar cualquier detalle que haya podido quedar fuera. Como equipo, pueden decidir si quieren hacer un seguimiento de cualquier idea descubierta durante la sesión. También puedes querer repetir la reunión en una fecha diferente para beneficiar a alguien más del equipo. Ve si hay potencial para convertir esto en un ritual regular del equipo si resulta ser útil para el fortalecimiento del equipo y el intercambio de habilidades.