Plantilla para poner en marcha proyectos

Acerca de la plantilla para poner en marcha proyectos

Una plantilla para poner en marcha proyectos es un marco estructurado que te ayuda a transformar los lanzamientos de proyectos en sesiones de alineación enfocadas, donde cada miembro del equipo comprende su rol, los objetivos y el camino hacia el éxito. El punto principal de usar una plantilla para poner en marcha proyectos es que no salgas de una reunión de inicio de proyecto sintiéndote más confundido que cuando entraste.

Esta plantilla te ayuda a tener un proceso de inicio claro, ahorrando tiempo y esfuerzo a los equipos al alinearse y construir algo, y obtener aportes críticos de las partes interesadas. Cuando creas un espacio central donde los objetivos están claramente definidos, las partes interesadas están involucradas desde el primer día y todos entienden tanto el destino como el camino a seguir, los proyectos se inician con impulso en lugar de confusión.

Construida con el formato de documento Crear con IA de Miro, esta plantilla ofrece a los facilitadores de proyectos todo lo necesario para llevar a cabo reuniones de inicio que realmente preparen a los equipos para el éxito. Se integra perfectamente con tu flujo de trabajo de gestión de proyectos en Miro, permitiéndote pasar sin problemas del inicio a la ejecución utilizando nuestro completo paquete de plantillas de proyectos.

Cómo usar la plantilla para poner en marcha proyectos de Miro

Convierte el lanzamiento de tu próximo proyecto en una sesión de alineación enfocada con estos 8 pasos esenciales.

1. Establece los cimientos de tu proyecto

Comienza llenando la sección de elementos esenciales del proyecto con el nombre del proyecto, la fecha de inicio y un resumen conciso. Tu equipo necesita entender no solo el "qué" sino el "por qué" detrás del proyecto. Esto se convierte en la estrella polar de tu proyecto a la que todos pueden referirse a lo largo del ciclo de vida.

2. Define objetivos clarísimos

Utiliza la sección de metas y objetivos para prevenir la ampliación del alcance antes de que comience. Trabaja con tu equipo para identificar resultados específicos y medibles. En lugar de metas vagas como "mejorar la experiencia del usuario", apunta a objetivos concretos como "reducir el abandono del carrito de compras en un 15 %" o "lanzar la aplicación móvil con funciones básicas para el segundo trimestre".

3. Mapea tus partes interesadas

Identifica a todos los que tienen aportes, influencias o interés en tu proyecto. Esto no solo se trata de quién está haciendo el trabajo: incluye a los responsables de la toma de decisiones, los usuarios finales y a cualquier persona cuya aprobación necesites. La creación clara de mapas de partes interesadas previene sorpresas más adelante cuando alguien nuevo de repente tiene opiniones sobre tu dirección.

4. Construye tu cronograma y hitos

Llena la sección de cronograma con plazos realistas que consideren las dependencias y los ciclos de retroalimentación de las partes interesadas. Divide los grandes entregables en hitos más pequeños para que tu equipo pueda seguir el progreso y celebrar los logros a lo largo del camino.

5. Sé explícito sobre los límites del alcance

La sección de alcance y entregables podría ser la parte más importante de tu inicio de proyecto. Indica claramente qué está incluido en este proyecto, y, lo que es igual de importante, qué no está incluido. Esto previene la exageración de funciones y mantiene a tu equipo enfocado en entregar lo que más importa.

6. Detecta riesgos y suposiciones temprano

Usa la sección de riesgos y suposiciones para identificar posibles obstáculos antes de que se conviertan en problemas que puedan arruinar el proyecto. Cuando tu equipo discute abiertamente qué podría salir mal y qué están asumiendo como verdad, puedes planear estrategias de mitigación desde el inicio.

7. Establece tu ritmo de comunicación

Define cómo se mantendrá conectado tu equipo durante todo el proyecto. Ya sea con reuniones diarias, chequeos semanales o revisiones mensuales con partes interesadas, asegúrate de que todos estén alineados sobre cuándo y cómo comunicarán el progreso.

8. Termina con los próximos pasos inmediatos

Toda gran reunión de inicio termina con acciones claras. Utiliza la sección de acciones inmediatas para asignar tareas específicas con propietarios y plazos, de modo que el impulso continúe más allá de la sala de reuniones.

¿Qué debe incluirse en una plantilla de inicio de proyecto?

Todo inicio de proyecto exitoso cubre estos elementos esenciales para asegurar que tu equipo comience con fuerza y se mantenga alineado:

1. Conceptos básicos del proyecto

Captura el nombre de tu proyecto, la fecha de inicio y una visión general en un lugar centralizado. Esta sección se convierte en la base de tu proyecto a la que los miembros del equipo pueden referirse siempre que necesiten recordar el panorama general y la intención original.

2. Metas y objetivos

Define resultados específicos y medibles que respondan a la pregunta "¿cómo se ve el éxito?" Los objetivos claros evitan la ampliación del alcance y mantienen a todos enfocados en lo que realmente importa a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

3. Partes interesadas clave

Identifica a todos los que tienen aportes, influencia o interés en tu proyecto. Incluye a los responsables de la toma de decisiones, miembros del equipo, usuarios finales y autoridades de aprobación. Esto previene sorpresas cuando nuevas voces aparecen repentinamente con opiniones fuertes.

4. Cronograma y hitos

Crea una comprensión compartida de cuándo deben suceder las cosas. Divide los entregables grandes en hitos más pequeños para que los equipos puedan seguir el progreso, identificar retrasos temprano y celebrar los logros en el camino.

5. Alcance y entregables

Establece límites claros sobre lo que estás construyendo y lo que no. Esta sección previene el temido crecimiento no controlado del alcance que descarrila tantos proyectos al definir claramente qué está dentro y qué está fuera de los límites.

6. Riesgos y suposiciones

Detecta posibles desafíos desde el principio cuando son más fáciles de abordar. Documenta lo que podría salir mal y lo que estás asumiendo como cierto, luego planifica las estrategias de mitigación antes de que los problemas se conviertan en crisis.

7. Plan de comunicación

Establece cómo tu equipo se mantendrá alineado a lo largo del proyecto. Define las frecuencias de las reuniones, los canales de comunicación y los procesos de toma de decisiones para que todos sepan cómo fluye la información.

8. Próximos pasos y acciones

Convierte las discusiones iniciales en tareas específicas y accionables con propietarios claros y plazos determinados. Esto asegura que el impulso continúe más allá de la reunión inicial y que el trabajo comience de inmediato.