Plantilla de lanzamiento de proyecto
Genera acuerdos sobre objetivos y propósitos compartidos antes de iniciar los proyectos del equipo.
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Sobre la plantilla de lanzamiento de proyecto
El lanzamiento de proyecto implica a todos los que contribuyen con la ejecución del mismo y describe las acciones necesarias para avanzar. Al final de la sesión, todos deben tener un entendimiento compartido de cómo debería ser el éxito.
Algunos puntos clave que querrás cubrir en una reunión de lanzamiento incluyen:
Introducción del equipo y los interesados
Antecedentes del proyecto y necesidades de la empresa
Propósito y objetivos de proyecto
Alcance y el cronograma
Métricas para medir el éxito
Definir los roles en el proyecto
Sigue leyendo para saber más sobre los lanzamientos de proyectos.
Qué es un lanzamiento de proyecto
El lanzamiento de un proyecto ayuda a establecer la visión y el alcance de las tareas del equipo. Es común que se necesite la presencia de los diferentes implicados, como miembros de la gerencia, patrocinadores, gestores de proyecto y el equipo de proyecto. El lanzamiento ayuda a establecer la comunicación entre los interesados y definir cronogramas. Puedes personalizar esta plantilla para proyectos de equipo internos o interesados externos como clientes, asesores o patrocinadores.
La participación activa en una reunión de lanzamiento de proyecto puede garantizar que las expectativas se alineen. Los lanzamientos deben ayudar a todos a obtener la información que necesitan para contribuir de forma productiva, ayudar al equipo a predecir o recuperarse de retrocesos potenciales y generar confianza en la creación de equipos y sociedades externas.
Cuándo usar la plantilla de lanzamiento de proyecto
Las reuniones de lanzamiento pueden ocurrir después del inicio de proyectos más pequeños o cuando la planificación de proyectos más grandes esté completa y la ejecución esté a punto de comenzar. Puedes realizar una reunión o programarlas al comienzo de cada fase de los proyectos más grandes.
El proceso de lanzamiento asegura que todos comprendan el propósito del proyecto y asuman la responsabilidad de su rol. Al establecer las expectativas desde el principio, todos pueden mantenerse motivados y colaborar haciendo lo necesario para llevar el proyecto a la línea de meta.
Crea tu propio lanzamiento de proyecto
Crear tu propio lanzamiento de proyecto es fácil. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlos y compartirlos. Comienza seleccionando la plantilla de lanzamiento de proyecto y luego sigue estos pasos para crear uno propio.
Comienza con una estrategia para romper el hielo que sirva para establecer el tono de la reunión. Las buenas relaciones son la base de cualquier proyecto exitoso. Las estrategias para romper el hielo, como juegos, actividades, preguntas o eventos virtuales hacen que todos se sientan más cómodos, involucrados y con ganas de atravesar juntos fases potencialmente complicadas del proyecto.
Asigna una persona para que tome notas. Elige a un miembro del equipo para que asuma la responsabilidad de anotar los desarrollos, los pasos de acción o los cambios que necesitan implementar durante la reunión. Anota preguntas para un momento de preguntas y respuestas al final de la reunión. Las notas visuales de Miro te permiten tomar notas más detalladas si lo que escribes no entra en una nota adhesiva o en un recuadro de texto.
Define el contexto, el alcance y el enfoque del proyecto. Tu equipo necesitará un contexto específico para estar preparado para el éxito. Es una buena oportunidad para responder preguntas del tipo: ¿Por qué lanzamos este proyecto? ¿Cuál es nuestro objetivo? ¿Qué entregaremos y cuándo? ¿Quién debe participar? ¿Cómo mediremos el éxito?
Asigna roles de equipo. Establece los roles y responsabilidades de todos. Esto incluye dependencias, transferencias y relaciones multifuncionales. Establece algunas pautas para definir cómo trabajarán juntos todos, sobre todo para los procesos compartidos, versiones de documentos, notas y feedback y actualizaciones.
Establece una agenda para el lanzamiento y los próximos pasos. ¿Cuál es el paso siguiente para todos? Revisa los objetivos y los elementos de acción. Esto puede incluir asegurarte de que todos tengan acceso a los documentos y recursos compartidos. Puedes subir los archivos directamente a la pizarra de Miro.
Deja tiempo al final para preguntas y respuestas. Usa este tiempo para borrar cualquier suposición o conjeturas potenciales. ¿Hay algo que no le hayas dicho a todos? ¿Qué necesita saber tu equipo? Este momento también es apropiado para planificar una reunión de seguimiento con tu equipo o hacer un seguimiento con cualquier persona que no haya podido asistir.
¿Qué debe incluir una reunión de inicio de proyecto?
Debe incluir todo lo necesario para guiar a las personas a través del proyecto. Establecer los objetivos principales del proyecto y la matriz RACI facilita que todos comprendan su función y lo que deberían estar haciendo. La reunión de inicio de proyecto también es para que definas cómo comenzar a ejecutar el proyecto y, como práctica recomendada, crear una lista de verificación de inicio del proyecto al final de esta reunión y programa una sesión de seguimiento para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
¿Quién debería acudir a la reunión de inicio de proyecto?
En la reunión de inicio de proyecto, es importante invitar a todos los involucrados y a las principales partes interesadas (que deben ser informadas de los resultados y logros del proyecto más adelante). Dependiendo de tu proyecto principal, necesitarás que varios miembros del equipo participen en el inicio del proyecto. Ayuda a enumerar todos los equipos involucrados (desarrollo, diseño, contenido, marketing, producto, etc.) y asistentes. En caso de duda, comunícate con ellos antes de la reunión real y asegúrate si son las personas adecuadas para estar allí.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla de retrospectiva del velero
Ideal para:
Agile Methodology, Meetings, Retrospectives
La retrospectiva del velero, o del barco, es una forma de baja presión para que los equipos reflexionen sobre cómo manejaron un proyecto. Al definir sus riesgos (las rocas), los problemas de retraso (anclas), ayudar a los equipos (viento) y la meta (tierra), podrás averiguar qué estás haciendo bien y qué necesitas mejorar en el siguiente sprint. Acércate a la dinámica de equipo con una metáfora del velero y ayuda a todos a describir hacia dónde quieren ir juntos al descubrir qué les frena y qué les ayuda a alcanzar sus metas futuras.
Plantilla 5W2H
Ideal para:
Project Management
La plantilla 5W2H es una herramienta utilizada en la gestión y análisis de proyectos para desglosar la información de manera sistemática. Al abordar los aspectos de quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo y cuánto del problema, la plantilla asegura que ningún detalle crítico sea pasado por alto. El análisis mejora la resolución de problemas y la comunicación dentro de los equipos. La naturaleza estructurada de la plantilla agiliza la toma de decisiones, mantiene el enfoque y ayuda a alcanzar los objetivos del proyecto.
Plantilla de diagrama de PERT
Ideal para:
Mapas, Diagramas, Planificación de proyecto
El diagrama de la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT), por sus siglas en inglés, se utiliza para planificar proyectos de forma eficaz. Ayudan a establecer un calendario claro, a planificar las tareas y las dependencias y a determinar una ruta crítica.
Plantilla de investigación de diseño
Ideal para:
Diseño UX, Desk Research, Design Thinking
Un mapa de investigación de diseño es un marco de cuadrícula que muestra las relaciones entre dos intersecciones en metodologías de investigación: mentalidad y enfoque. Los mapas de investigación de diseño animan a tu equipo o clientes a desarrollar nuevas estrategias de diseño utilizando el design thinking generativo. Este marco, diseñado originalmente por la académica Liz Sanders, intenta resolver la confusión o la superposición entre los métodos de investigación y diseño. Si tu equipo está en modo de resolución de problemas o definición de espacio de problemas, usa una plantilla de investigación de diseño para ayudarte a pensar en el valor colectivo de muchas prácticas no relacionadas.
Plantilla de marco Cynefin
Ideal para:
Leadership, Decision Making, Prioritization
Las empresas enfrentan una variedad de problemas complejos. En ocasiones, estos problemas hacen que los encargados de tomar decisiones no sepan por dónde comenzar o qué preguntas hacer. El marco Cynefin desarrollado por Dave Snowden en IBM en 1999, puede ayudarte a navegar por esos problemas y encontrar la respuesta adecuada. Muchas organizaciones usan este marco potente y flexible para ayudarlos durante el desarrollo de producto, los planes de marketing y la estrategia organizativa o si están enfrentando una crisis. Esta plantilla también es ideal para formar a los empleados nuevos sobre cómo reaccionar a un evento de ese tipo.
Plantilla de la escala de Likert
Ideal para:
Desk Research, Decision Making, Product Management
No siempre es fácil medir datos complejos y altamente subjetivos; por ejemplo, qué piensa la gente de tu producto, servicio o experiencia. Pero la escala de Likert está diseñada para ayudarte. Esta escala permite a tus clientes existentes o potenciales responder a una afirmación o pregunta con una serie de frases o números (p. ej., de "coincido totalmente" a "neutral" o "discrepo totalmente", o de 1 a 5). El objetivo es hacer a tu cliente algunas preguntas específicas que puedan convertirse en datos del usuario viables y fáciles de interpretar.