Plantilla de agenda para reuniones de equipo
Haz que las reuniones de equipo se desarrollen según lo planeado.
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Sobre la plantilla de agenda de reuniones de equipo
El tiempo en equipo es importante para tomar decisiones, alinear las prioridades y moverse en la misma dirección, juntos. El tiempo de reunión ininterrumpido con agenda puede ayudar a tu equipo a lo siguiente:
Revisar el progreso en relación con los objetivos y resultados clave.
Compartir actualizaciones de proyecto relevantes
Debatir la productividad o los obstáculos y soluciones potenciales
Hacer lluvia de ideas para los proyectos
Reconocer los esfuerzos individuales y celebrar las victorias del equipo
Esta plantilla puede personalizarse para cualquier función o departamento; desde el seguimiento de métricas hasta campañas de marketing o planificación de sprints. Una agenda de reuniones de equipos muestra el valor de la planificación y los procesos, y permite a los equipos multifuncionales colaborar mejor.
¿Qué es una agenda de reuniones de equipo?
Las agendas de reuniones de equipo ayudan a agregar cronogramas y a estructurar el tiempo asignado cuando necesitas compartir información y colaborar con el equipo. También permiten al equipo acordar objetivos, temas de discusión, elementos de acción y definir quién dará los próximos pasos. Una agenda de reuniones de equipo típica incluirá:
Detalles de planificación como fecha, horario, ubicación y quién tiene que asistir
Una persona que dirija la reunión
Temas a debatir
Elementos de acción
Asegúrate de consultar con el equipo o en los informes directos antes de la reunión para recopilar comentarios sobre los puntos de discusión más importantes.
Incluso si solo pides algo relacionado con lo que el equipo tiene que discutir, el estado actual del proyecto o cualquier otra cosa que quieran compartir, esto resultará útil para que todos se sientan escuchados y reconozcan que han contribuido con la agenda de la reunión.
Crea tu propia agenda de reuniones
Crear tu propia agenda de reuniones es fácil. La herramienta de pizarra Miro es el canvas perfecto para crearlos y compartirlos. Para empezar, selecciona la plantilla de agenda de reuniones y luego sigue estos pasos para crear una propia.
Elige un nombre para la reunión. ¿La reunión es para la sincronización del equipo? ¿Es una retrospectiva? ¿Un taller? Prepara al grupo para la reunión haciéndoles saber qué esperar.
Crea el minutaje. Define la cantidad de tiempo que pasarás en las diferentes partes de la reunión.
Identifica quién dirigirá la reunión. Añade su nombre, o nombres, a la plantilla.
Documenta los temas de discusión y asigna temas de debate a los asistentes.
Para ayudar al equipo a prepararse con antelación, enumera los puntos importantes que deben compartirse o debatirse en la columna "Temas". Dale a tu equipo la oportunidad de tomar la delantera en ciertos puntos según sea necesario.
Inicia la reunión con una estrategia para romper el hielo. Facilita la conversación con juegos o pruebas de ingenio informales. Esto puede servir para que el equipo se relaje y reciba a los nuevos miembros. Prueba limitar el tiempo de las actividades para romper el hielo con el temporizador de cuenta regresiva de Miro.
Registra y asigna los próximos pasos a cada miembro del equipo.
Prioriza las tareas que tendrán el mayor impacto y retorno sobre la inversión. Permite que cada miembro asuma la responsabilidad de tareas específicas más allá de la reunión.
Haz un resumen y define los pasos a seguir.
Intenta finalizar con una nota positiva con aportes y elementos de acción claros. Este enfoque le dará a cada miembro algo que lograr y en lo que continuar hasta la próxima reunión.
¿Qué se debe incluir en una agenda de reunión de equipo?
Una plantilla de agenda de reunión de equipo puede ser muy flexible, pero algunas cosas son fundamentales para llevar a cabo una reunión exitosa: metas, temas, intervalos de tiempo y resultados. Si incluye estas cosas, tú y tu equipo podéis alinear fácilmente los proyectos con la plantilla de la agenda de la reunión, establecer expectativas claras y llevar a cabo la reunión de manera más eficiente.
Comienza ahora mismo con esta plantilla.
Plantilla para el plan de acción
Ideal para:
Educación, Gestión de proyectos, Planificación de proyecto
¿Por qué crear un plan de acción? Las estrategias y los objetivos empresariales de largo plazo son buenos solo si puedes convertirlos en realidad mediante la realización de tareas pequeñas sobre la marcha. Un plan de acción enumera esas tareas y las presenta de forma detallada. Te ayuda a tener todo en orden y garantizar que no falte nada; además, pone a todos los interesados en sintonía para terminar un proyecto de forma rápida y eficaz. Esta plantilla te ayudará a redactar un plan de acción que sea SMART: específico, medible, alcanzable, realista y con límite de tiempo.
Plantilla de canvas de producto tecnológico
Ideal para:
Gestión de producto, Desarrollo de producto, Hojas de ruta
Creado originalmente por Prem Sundaram, el canvas de producto tecnológico permite a los equipos de producto y de tecnología lograr la alineación con respecto a una hoja de ruta compartida. El canvas combina metodologías Agile con principios UX para ayudar a validar las soluciones de producto. Cada equipo establece y visualiza tanto el producto como los objetivos tecnológicos, y luego debaten cada etapa de la hoja de ruta de forma explícita. Este ejercicio garantiza que los equipos estén sincronizados y que todos terminen con expectativas e indicaciones claras. Al revisar el proceso de creación de un canvas de producto tecnológico, puedes comenzar a gestionar la alineación entre los equipos en menos de una hora.
Plantilla de organizador gráfico de mandala
Ideal para:
Planning, Brainstorming, Goal setting
La plantilla de organizador gráfico de mandala te ayuda a visualizar las relaciones entre un tema central y sus subtemas. Uno de los beneficios clave es cómo fomenta una comprensión holística de cualquier tema. Esta perspectiva asegura que se noten todos los detalles, convirtiéndola en un recurso invaluable para aquellos que buscan una comprensión completa y una planificación detallada, o una mejor comprensión de sus objetivos.
Plantilla de diagrama SIPOC
Ideal para:
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
Un diagrama SIPOC mapea un proceso a un alto nivel identificando las brechas potenciales entre los proveedores y las especificaciones de entrada y entre los clientes y las especificaciones de salida, y por lo tanto define el alcance de las actividades de mejora del proceso. El acrónimo SIPOC significa, en inglés, Proveedores (fuentes), Entrada, Proceso, Salida y Clientes. SIPOC identifica la retroalimentación y los bucles de retroalimentación entre los clientes, los proveedores y los procesos e impulsa al equipo a pensar en términos de causa y efecto. Utiliza esta herramienta visual para documentar el proceso de trabajo de principio a fin.
Plantilla HEART
Ideal para:
Desk Research, Project Management, User Experience
Felicidad, interacción, adopción, retención y éxito de tareas. Esos son los pilares de la experiencia de usuario y por eso sirven como métricas clave en el marco de trabajo HEART (en inglés). Este marco de trabajo, desarrollado por el equipo de investigación de Google, ofrece a las grandes empresas una forma precisa de medir la experiencia de usuario a escala. Estos parámetros sirven como referencia durante el ciclo de desarrollo del producto. Aunque el marco de trabajo HEART utiliza cinco métricas, es posible que no las necesites a todas para cada proyecto. Puedes elegir cuáles serán las más útiles para tu empresa y proyecto.
Plantilla de diamante de estrategia
Ideal para:
Leadership, Operations, Strategic Planning
Para lograr los objetivos clave, todas las empresas elaboran una serie de estrategias. ¿Pero cuáles son los elementos que debes tener en cuenta cuando construyes una estrategia? Un diamante de estrategia es una colección de elementos que forman una estrategia de negocio coherente. Estos elementos incluyen: escenas, diferenciadores, vehículos, presentación y lógica económica. La mayoría de los planes estratégicos se centran solo en uno o dos de estos elementos, creando lagunas que pueden causar problemas en tu empresa en el futuro. Un diamante de estrategia puede ayudarte a mantenerte concentrado y a asegurarte de que estés cumpliendo todas las necesidades de tu empresa en lugar de solo una o dos.