Modèle de Réunion
Organisez des réunions d’équipe plus efficaces et plus collaboratives qui mettront votre équipe sur la voie de la réussite.
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À propos du modèle de Réunion
Tout le monde a déjà participé à une réunion qui ne s'est pas déroulée comme prévu. Peut-être que vous avez dévié du sujet initial ou que vous avez manqué de temps pour accomplir tout ce que vous aviez l'intention de faire - ou peut-être que cela vous a semblé juste une perte de temps. Pour éviter cela, il est important de se préparer à organiser une réunion d'équipe à l'avance. Avec ce modèle simple mais efficace, vous pouvez vous préparer à organiser une réunion d'équipe qui coche toutes les cases. Préparez vos collaborateurs à réussir, donnez à chacun le temps et l'espace nécessaires pour contribuer à la réunion et maintenez vos projets sur la bonne voie.
Qu'est-ce qu'une Réunion d'Equipe ?
Les réunions d'équipe font partie intégrante de nos carrières. Selon la taille et la structure de votre organisation, vous pourriez vous retrouver dans des réunions d'équipe quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Malheureusement, cela n'empêche pas beaucoup d'entre nous de les redouter. Alors que les réunions sont vitales pour la collaboration, elles sont parfois remplies de digressions, de discussions hors sujet et de temps perdu. Pourquoi cela se produit-il si souvent ?
La réponse est simple. Beaucoup d'entre nous ne se préparent pas pour les réunions parce que nous ne savons pas comment, ou nous n'en avons pas le temps. En créant un moyen simplifié d'intégrer la préparation de réunions dans votre flux de travail, vous vous assurez que vos réunions sont efficaces, engageantes et collaboratives.
Quand utiliser le modèle de Réunion
Utilisez le modèle chaque fois que vous organisez une réunion à distance, hybride ou en personne.
Créez votre propre Réunion
Créer votre propre Agenda de Réunion
Créer votre propre Réunion d'Equipe est facile. L'outil de tableau blanc de Miro est le canvas parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle de Réunion, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
1. Demandez à vos collaborateurs ce qu'ils trouvent utile. L'une des plaintes les plus courantes concernant les réunions d'équipe est qu'elles paraissent être une perte de temps. Lorsque les gens viennent à une réunion en s'attendant à ce qu'ils n'en retirent rien, ils sont moins susceptibles d'écouter et de contribuer - et ils peuvent même commencer à manquer des réunions. Avant de commencer une réunion, demandez à vos collaborateurs ce qu'ils aimeraient le plus voir, faire ou discuter. Y a-t-il quelque chose sur lequel ils aimeraient avoir l'avis de l'équipe ? Y a-t-il un défi dont ils aimeraient parler ?
2. Utilisez leur contribution pour établir un ordre du jour. Avant la réunion, prenez le temps de créer un ordre du jour afin que tout le monde sache sur quoi la réunion va porter avant d'entrer dans la salle (ou la salle virtuelle). Soyez transparent sur les raisons pour lesquelles vous avez inclus ou non certains points à l'ordre du jour.
3. Partagez les points de l'ordre du jour. Avant la réunion, assurez-vous que tout le monde reçoive une copie de l'ordre du jour afin qu'ils puissent se préparer. Beaucoup de personnes trouvent utile d'inscrire les points de l'ordre du jour sous forme de question. Par exemple, au lieu de « calendrier éditorial », vous pouvez essayer « Devrions-nous mettre à jour le calendrier éditorial ? » Une expression comme « calendrier éditorial » peut laisser les participants se demander de quoi ils vont parler exactement, ce qui rend leur préparation plus difficile. Mais l'usage d'un langage concret leur donne quelque chose à préparer. Pendant la réunion, affichez l'ordre du jour au tableau afin que chacun puisse s'y référer pendant la discussion.
4. Utilisez le tableau blanc pour allouer du temps pour chaque sujet. Cela garantit que vous aborderez tous les sujets de l'ordre du jour sans manquer de temps et cela permet à vos collaborateurs de construire leurs questions et commentaires en fonction du temps qui leur a été imparti. Vous pouvez même démarrer une minuterie lorsque tout le monde commence à discuter d'un élément donné de l'ordre du jour et accepter de passer à l'élément suivant après un certain laps de temps.
5. Fournissez divers canaux que les gens peuvent utiliser pour communiquer. Lorsqu'il s'agit de s'exprimer lors des réunions, chacun a une zone de confort différente. Certaines personnes sont vraiment à leur avantage lorsqu'elles peuvent exprimer verbalement ce qu'elles pensent. D'autres préfèrent écrire leurs pensées. D'autres encore pourraient même préférer dessiner un croquis rapide. En ne fournissant qu'un seul moyen de communication à vos collaborateurs, vous risquez de bloquer de nombreuses voix dans la pièce. Profitez de Miro pour offrir à vos collaborateurs une myriade de moyens de partager pendant la réunion, y compris la boîte de discussion ou l'importation de croquis.
6. Envoyer des éléments. Après la réunion, assurez-vous d'envoyer un récapitulatif de ce dont vous avez discuté, en plus du tableau lui-même. De cette façon, tout le monde peut se référer à ses notes et se mettre au travail.
Commencer avec ce modèle maintenant.
Modèle SIPOC
Idéal pour:
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
Un diagramme SIPOC cartographie un processus à un niveau élevé en identifiant les écarts potentiels entre les fournisseurs et les spécifications d'entrée et entre les clients et les spécifications de sortie, et définit ainsi la portée des activités d'amélioration du processus. SIPOC est l'acronyme de supplier (fournisseurs), input (entrées), process (processus), output (sorties) et customers (clients). La méthode SIPOC identifie les boucles de rétroaction et d'anticipation entre les clients, les fournisseurs et les processus, et incite l'équipe à penser en termes de cause à effet. Utilisez cet outil visuel pour documenter votre processus de travail du début à la fin.
Modèle de Grille d'hypothèses
Idéal pour:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Quelqu'un de sage a dit un jour que rien dans la vie n'est certain. Mais qu'en est-il du monde des affaires ? Il peut sembler particulièrement incertain et trouble. Une Grille d'Hypothèses peut vous aider à naviguer dans ce monde et à prendre vos décisions en toute confiance. Elle organise vos idées commerciales en fonction de la certitude et du risque de chacune. Votre équipe peut ensuite en discuter et faire appel à son jugement, hiérarchiser, atténuer les risques et surmonter les incertitudes. C'est pourquoi une Grille d'Hypothèses est un outil puissant pour surmonter la paralysie décisionnelle à laquelle chaque équipe est parfois confrontée.
Modèle de Réunion One on One
Idéal pour:
Réunions
Lorsqu'il s'agit d'établir des relations entre des managers et leurs employés, les réunions one on one font des merveilles. Elles créent le forum et l'espace pour faire des mises au point, faire des retours ou résoudre des problèmes. Mais pour que les réunions one on one soient productives, il faut se préparer à l'avance. Ce modèle vous permet de créer facilement un programme dans lequel vous exposez librement les objectifs de la réunion, les actions, les sujets de discussion ou les questions. Ces questions ont tendance à aller du court terme - « Qu'avez-vous accompli cette semaine ? » au long terme - « Avez-vous l'impression d'apprendre et de grandir au travail ? ».
Modèle d'Objectifs SMART
Idéal pour:
Prioritisation, Planification Stratégique, Gestion de projet
Se fixer des objectifs peut être encourageant, mais peut aussi être stressant. Il peut être difficile de conceptualiser chaque étape que vous devez franchir pour atteindre un objectif, ce qui facilite la définition d'objectifs trop larges ou trop étendus. SMART est un cadre qui vous permet d'établir des objectifs d'une manière qui vous prépare au succès. S.M.A.R.T. est l'acronyme pour Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini. Si vous gardez ces attributs à l'esprit chaque fois que vous définissez des objectifs, vous vous assurerez que vos objectifs sont clairs et atteignables. Votre équipe peut utiliser le modèle SMART à tout moment pour définir des objectifs. Vous pouvez également utiliser SMART chaque fois que vous souhaitez réévaluer et affiner ces objectifs.
Modèle d'Analyse Coût Bénéfice
Idéal pour:
Leadership, Prise de décision, Planification Stratégique
Avec beaucoup de décisions à prendre au jour le jour, et chacune donnant l'impression d'être à enjeux élevés, il est facile pour une entreprise ou une organisation de se sentir dépassée. Vous avez besoin d'un moyen systématique d'analyser des risques et des bénéfices. Une analyse coût bénéfice vous donne la clarté dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Ce modèle vous permettra de mener une ACA pour aider votre équipe à évaluer les avantages et les inconvénients de nouveaux projets ou propositions commerciales et, en fin de compte, aider votre entreprise à préserver un temps précieux, de l'argent ou un capital social.
Modèle de Daily Standup (Réunion Quotidienne)
Idéal pour:
Méthodologie Agile, Réunions, Développement de logiciels
Toute l'équipe se réunit pour faire le point sur la veille et discuter de la journée à venir. Ces réunions quotidiennes, également appelées « daily standups » ou « daily scrums », sont brèves mais puissantes : elles identifient les obstacles, donnent la parole à chaque membre de l'équipe, favorisent la collaboration, maintiennent les progrès sur la bonne voie et permettent finalement aux équipes de travailler ensemble efficacement. Ce modèle vous permet de planifier facilement des réunions quotidiennes pour votre équipe. Tout commence par le choix d'une date et d'une heure, la création d'un agenda et le maintien du même format tout au long du sprint.