Modèle Agenda de Réunion
Définissez vos attentes sur ce qui doit avoir lieu avant, pendant et après une réunion.
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À propos du modèle Agenda de réunion
Tout le monde a déjà participé à une réunion qui a digressé, n'a pas atteint ses objectifs prévus et qui a semblé être une perte de temps. Pour éviter cela, il est crucial de créer un agenda de réunion. Un agenda de réunion définit vos attentes sur ce qui doit se produire avant, pendant et après une réunion. Avec cet outil simple mais efficace, vous pouvez permettre à vos collaborateurs de se préparer, de rester concentrés sur leurs tâches et d'allouer le temps approprié à chaque sujet de discussion.
Continuez à lire pour en savoir plus sur les agendas de réunion et comment ils peuvent aider votre équipe !
Qu'est-ce qu'un Agenda de Réunion ?
Les réunions font partie de la vie. Pour la plupart d'entre nous, elles font partie intégrante de la collaboration et il serait impossible de faire avancer les choses sans elles. Si tel est le cas, alors pourquoi sommes nous si nombreux à redouter les réunions ? Pourquoi certaines réunions sont sujettes aux digressions, aux discussions hors sujet et aux participants non préparés ?
La réponse est simple : la plupart des réunions n'ont pas de programme clair.
En envoyant à l'avance un agenda de réunion aux participants, vous leur permettez de se préparer à la discussion. Ils peuvent réfléchir aux sujets proposés, formuler des questions, et effectuer tout autre travail nécessaire pour se préparer. Un agenda permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Tout aussi important, un agenda de réunion aide à identifier quand la discussion est terminée, pour éviter des réunions interminables qui se finissent sans un sentiment d'accomplissement. Lorsque des questions ou des obstacles surgissent au cours d'une réunion, vous pouvez vous référer à l'Agenda de la réunion pour voir s'ils entrent dans le cadre de la discussion prévue.
Quand utiliser un Agenda de réunion
Comme pratique optimale, créez votre Agenda de réunion en avance. Essayez de l'envoyer à votre équipe au moins un jour avant chaque réunion. De cette façon, vous donnez à vos collaborateurs le temps de revoir le programme avant de vous réunir.
Créez votre propre Agenda de Réunion
Créer votre propre agenda de réunion est facile. L'outil de tableau blanc Miro est le canvas parfait pour les créer et les partager. Commencez par sélectionner le modèle d'Agenda de réunion, puis suivez les étapes suivantes pour créer le vôtre.
Obtenez l'avis de vos collaborateurs.
Les réunions avec votre équipe représentent un temps précieux. Et si vos collaborateurs ont l'impression de perdre ce temps, ils pourraient commencer à sauter des réunions. Il est important de sélectionner les sujets qui nécessitent l'avis de toute votre équipe. Personne ne devrait se demander pourquoi il participe à une réunion.
Pour vous assurer que tout le monde est investi pendant la réunion, demandez à vos collaborateurs ce qu'ils aimeraient inclure à l'agenda du jour.
Si vous décidez de ne pas inclure quelque chose qu'ils ont suggérés, soyez transparent. Dites-leur pourquoi vous ne l'avez pas inclus et suggérez un autre moment pour discuter de leur sujet.
À l'aide du modèle, listez les points de l'Agenda.
Beaucoup de personnes trouvent utile d'inscrire les points de l'agenda sous forme de questions. Par exemple, au lieu de « calendrier éditorial », vous pouvez essayer « devrions-nous mettre à jour le calendrier éditorial ? » Une expression comme « calendrier éditorial » peut être vague pour les participants qui se demanderont de quoi ils vont devoir parler, ce qui rend leur préparation plus difficile. Alors qu'utiliser un langage concret leur donne de quoi se préparer.
Allouez du temps pour chaque sujet.
C'est crucial pour trois raisons. Premièrement, il est plus probable que vous abordiez tous les sujets à l'ordre du jour sans manquer de temps. Deuxièmement, cela permet à vos coéquipiers d'adapter leurs questions ou commentaires au temps qui leur a été alloué. Troisièmement, si tous les participants sont conscients du temps pendant la réunion, ils sont plus susceptibles d'être attentifs et de rester sur la bonne voie.
Nommez un responsable de la réunion.
Idéalement, vous devriez alterner entre les collaborateurs pour répartir équitablement la responsabilité de diriger la réunion. Le responsable de la réunion surveille le temps, rappelle à chacun de rester concentré sur le sujet, et prend des notes si nécessaire. À la fin de la réunion, le responsable peut enregistrer tous les éléments d'action à aborder lors de la prochaine réunion.
Envoyez votre agenda à l'avance.
Si vous le pouvez, essayez d'envoyer le programme au moins 24 heures à l'avance afin que vos collaborateurs aient la possibilité de le passer en revue.
Note : pour la prise de notes pendant la réunion, notre modèle de carte mentale vierge est un excellent outil qui vous permet de noter les idées clés autour du sujet de la réunion, en les organisant avec des branches. Vous pouvez ensuite y ajouter des détails et des sous-idées, et utiliser des couleurs et des images pour visualiser les concepts. Révisez et résumez à la fin, puis partagez la carte mentale des notes de la réunion avec les participants pour référence.
Que doit-on inclure dans un agenda de réunion ?
Un modèle d'agenda de réunion d'équipe peut être très flexible, mais certains éléments sont fondamentaux pour le bon déroulement d'une réunion : les objectifs, les sujets, les créneaux horaires et le résultat. Si vous incluez ces éléments, vous et votre équipe pourrez facilement vous aligner sur les projets à l'aide du modèle d'agenda de réunion, définir des attentes claires et diriger la réunion plus efficacement.
Comment sauvegarder votre agenda de réunion terminé au format PDF ?
Avec Miro, vous pouvez télécharger votre modèle d'agenda de réunion sous forme de fichier PDF pour l'imprimer. Il suffit de créer votre modèle et de le télécharger pour qu'il soit prêt à être imprimé. Cependant, il est bon de réfléchir aux avantages de conserver votre modèle de réunion en ligne. Avec une copie papier, il est difficile d'apporter des modifications. Notre modèle en ligne vous permet de déplacer instantanément des éléments, d'ajouter des commentaires et des suggestions, et d'obtenir l'avis de vos collègues. Si vous avez une équipe à distance, un agenda en ligne est également plus facile à distribuer. Avant d'imprimer l'ordre du jour de votre réunion, pensez aux avantages supplémentaires que vous obtiendrez en l'utilisant en ligne.
Modèle d'Agenda
Idéal pour:
Gestion de projet, Réunions, Workshops
Même si vous avez organisé des réunions pendant des années, les organiser en ligne est quelque chose de complètement différent. Il est essentiel de garder les réunions structurées, pertinentes et focalisées sur leur tâche. Tout commence avec un agenda détaillé, et ce modèle vous permet d'en créer un très facilement. La meilleure partie ? Les Agendas sont souvent fades et ennuyeux, mais pas ici. Nous vous permettons d'ajouter facilement graphiques, couleurs, polices et images de votre choix pour donner à votre agenda une personnalité et un style créatif.
Modèle Groupe de Discussion
Idéal pour:
Education, Team Meetings, Workshops
Les groupes de discussion offrent une excellente occasion pour les collaborateurs d'avoir des conversations franches et de se connecter à un niveau plus intime que ce qui est possible lors d'une réunion plus large. Lorsque vous êtes dans un grand groupe, il peut être difficile pour les gens de se sentir en sécurité ou à l'aise pour s'exprimer. Dans un petit groupe, les participants peuvent se sentir plus en sécurité pour partager leurs idées. Comme le groupe est plus intime, les équipes sont encouragées à participer plutôt qu'à observer.
Modèle de Notes de Réunion
Idéal pour:
Business Management, Meetings
Lorsque votre réunion est un succès (et Miro vous aidera à vous en assurer), la participation sera élevée, des idées brillantes seront formulées et des décisions seront prises. Assurez-vous de n'en manquer aucune. Utilisez notre modèle de notes de réunion pour suivre les notes et les retours dans un endroit centralisé auquel toute l'équipe peut accéder. Attribuez simplement un preneur de notes avant la réunion, identifiez les sujets de discussion et laissez le preneur de notes noter les participants, les points importants traités et toutes les décisions prises.
Modèle de carte mentale
Idéal pour:
Planification, Cartographie mentale, Enseignement
Nous avons pensé à celles et ceux qui, parmi vous, ont une mémoire visuelle. Vous maîtrisez les concepts et comprenez les données plus facilement lorsqu’elles sont présentées dans des graphiques bien organisés et faciles à mémoriser. Dans ce cas-là, la cartographie mentale est parfaite pour vous. Ce puissant outil de brainstorming présente des concepts ou des idées sous la forme d’un arbre : le sujet principal constitue le tronc tandis que vos nombreuses idées et les sous-sujets en sont les branches. Ce modèle est un moyen efficace et rapide de commencer la cartographie mentale qui vous permet, ainsi qu’à votre équipe, de faire preuve de plus de créativité, de mieux mémoriser et de résoudre les problèmes de manière plus efficace.
Modèle de Rétrospective 4L
Idéal pour:
Rétrospectives, Prise de décision
Vous venez de terminer un sprint. Les équipes ont tout donné et les émotions ont été fortes. Maintenant, jetez un coup d'œil en arrière et notez honnêtement le sprint : ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce qui peut être amélioré. Cette approche 4L signifie Love (aimé), Learned (appris), Lacked (manqué) et Longed for (désiré). Elle représente un moyen inestimable de supprimer l'émotion et d'examiner un processus de manière critique. C'est ainsi que vous pouvez renforcer la confiance, améliorer le moral et augmenter l'engagement, ainsi que faire des ajustements pour être plus productif et réussir à l'avenir.
Modèle Modélisation de Processus
Idéal pour:
Méthodologie Agile, Gestion de produit, Cartographie
La modélisation de processus, également appelée process mapping, vous permet d'évaluer, de documenter et d'élaborer des stratégies autour de tout plan ou approche mis en place par votre équipe. C'est un outil utile pour éliminer ou prévenir des blocages. Organisée par étapes, une modélisation de processus permet à votre équipe de diviser un processus ou un système et de recenser les éléments attendus et les activités à entreprendre à chaque étape du processus. En décomposant les objectifs, les activités et les résultats attendus à n'importe quel stade d'un projet, vous pouvez savoir si vous êtes sur la bonne voie ou si vous travaillez efficacement sur un problème.