Event Brief

Event-Brief Template

Plane Events wie ein Profi: Mit dem Event-Brief Template übersiehst du nie wieder Details. Veranstalte jederzeit und überall erfolgreiche Events.

Info zum Event-Brief Template

Das Event-Brief Template hilft dir, einen umfassenden Überblick über die geplante Veranstaltung zu erhalten. Was muss vor der Veranstaltung erledigt werden? Welche Stakeholder sind beteiligt? Wie hoch ist das Budget? Woran kannst du ablesen, ob du bei der Erreichung deiner Vorgaben Fortschritte machst? Beim Verfassen eines Event-Briefings kannst du diese Fragen beantworten.

Was ist ein Event-Brief?

In einem Event-Brief sammelst du eine detaillierte Beschreibung der Veranstaltung. Vor der Durchführung einer Veranstaltung stellen Unternehmen und Organisationen einen Event-Brief auf, der ihnen als Gerüst dient.

Normalerweise enthält ein Event-Briefing den Zweck der Veranstaltung, einen Zeitrahmen und wichtige Termine, ein Budget, Informationen zu den Teilnehmern, Richtlinien zur Gestaltung und Aufmachung und Präferenzen für den Veranstaltungsort.   

Wann solltest du das Event-Brief Template verwenden?

Verwende das Event-Brief Template immer dann, wenn du eine Veranstaltung planst und durchführst. Dies kann besonders nützlich sein, wenn du bei der Event-Planung in einem funktionsübergreifenden Team tätig bist.

Warum ist ein Event-Brief wichtig?

Die Durchführung einer Veranstaltung ist ein Projekt, bei dem viel auf dem Spiel steht. Für kleine Unternehmen, Start-ups, Einzelunternehmer und gemeinnützige Organisationen kann eine Veranstaltung einen beträchtlichen Prozentsatz der Gesamtressourcen ausmachen. Eine gut organisierte Veranstaltung kann Einnahmen, Kunden, Klienten und gute Medienaufmerksamkeit einbringen. Eine schlecht organisierte Veranstaltung bedeutet hingegen eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. Für größere Unternehmen und Konzerne sind Veranstaltungen die Gelegenheit, die Leistungen des Unternehmens zu präsentieren. Aber die Nachricht von einer missglückten Veranstaltung verbreitet sich wahrscheinlich besonders schnell.

So verwendest du das Event-Brief Template

Für Unternehmen und Organisationen ist die Planung einer Veranstaltung ein Spiel mit hohem Einsatz. Veranstaltungen sind teuer. Wenn eine Veranstaltung gut geplant und durchgeführt wird, kannst du mehr Kunden, Klienten und Einnahmen gewinnen und positive Öffentlichkeitsarbeit leisten. Wenn eine Veranstaltung nicht wie geplant abläuft, riskierst du den Verlust von Ressourcen, verärgerte Kunden und einen peinlichen Medienrummel. Das Event-Briefing dient als Grundlage für deine Veranstaltung. Hier erfährst du, wie du das Template für die Planung und Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung nutzen kannst.

Schritt 1: Beschreibe die Veranstaltung. 

Damit sich dein Veranstaltungsteam oder deine Agentur ein klares Bild machen kann, ist es wichtig, mit einem detaillierten Überblick über die Veranstaltung zu beginnen. Wie soll die Veranstaltung gestalterisch wirken? Wer sind die Teilnehmer? Was ist das Thema?

Schritt 2: Stecke deine Ziele klar ab. 

Die Organisation einer Veranstaltung kostet Zeit und Ressourcen, daher solltest du deine Veranstaltung mit einem erreichbaren Ziel verbinden. Veranstaltest du ein Event, um die Aufmerksamkeit für das Produkt deines Unternehmens zu erhöhen? Organisierst du eine Benefizveranstaltung mit einem bestimmten finanziellen Ziel vor Augen? Je nach Zielsetzung trifft die Designagentur oder das Team unterschiedliche Entscheidungen über das Layout, das Thema, die Gestaltung und Aufmachung und andere wichtige Elemente.

Schritt 3: Lege ein Budget und einen Zeitrahmen fest. 

Wenn du über das Budget nachdenkst, empfiehlt sich die Frage, wie viel du pro Teilnehmer ausgeben willst. Hast du vor, Speisen und Getränke anzubieten? Welche Art von Veranstaltungsort wird angemietet? Wo befindet sich der Veranstaltungsort? Benötigst du Mitarbeiter vor Ort? Plane dein Budget entsprechend den erwarteten Einnahmen aus der Veranstaltung. Wenn du z. B. Eintrittskarten verkaufst, stelle dir die Frage, wie viele Tickets du verkaufen musst, um einen Gewinn zu erzielen, und zu welchem Preis.

Sobald du eine Vorstellung von deinem Budget hast, erstelle einen Zeitrahmen. Ein Datum für die Veranstaltung muss natürlich feststehen, aber auch andere wichtige Meilensteine auf dem Weg dorthin sollten definiert werden. So muss beispielsweise der Veranstaltungsort mindestens drei Monate vor der Veranstaltung feststehen. Ebenso sollte die Auswahl des Catering-Unternehmens einen Monat vor der Veranstaltung erfolgen.

Schritt 4: Stelle ein Teilnehmerprofil auf. 

Die Gestaltung und Aufmachung eines Networking-Dinners für Führungskräfte aus dem Vertrieb unterscheidet sich deutlich von der Jahresendfeier deines Unternehmens. Deshalb erweist es sich als äußerst wichtig, ein detailliertes Profil deiner Teilnehmer zu erstellen. 

Schritt 5: Füge einen Leitfaden für die Gestaltung und Aufmachung bei. 

Dein Veranstaltungsteam oder deine Agentur kümmert sich um einen Großteil der Gestaltung und Aufmachung der Veranstaltung. Um jedoch sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wird, empfiehlt es sich, einen Leitfaden für die Gestaltung und Aufmachung der Veranstaltung beizufügen. Gibt es in deinem Unternehmen oder deiner Organisation Farben oder Logos, die du gerne verwenden würdest? Bevorzugst du etwas Elegantes und Klassisches oder etwas Lustiges und Verspieltes? Verfasse eine kurze Beschreibung, auf die sich dein Veranstaltungskoordinator während des gesamten Planungsprozesses beziehen kann.

FAQ zum Event-Brief Template

Why write an Event Brief?

Whether you are planning a fundraiser, holiday party, client appreciation dinner, or a charity ball, you will need to write an event brief. The event brief serves as a map for your events team, coordinator, or agency. It provides guidance on the event’s look and feel, your budget and timeline, the attendees, and other crucial information. Use an event brief to stay on track, define your goals, and assign stakeholders.

What are the contents of the event brief?

An event brief simplifies the complex process of planning an event and it contains clear goals, a timeline, a budget, attendee profiles, and ensures your venue looks and feels the way you imagined. Regardless of whether you are working with an events agency or an in-house events coordinator, it is important for everyone to be on the same page, for that reason creating an event brief with these components is important.

How do you write a brief description of an event?

There are many ways in which you can write a brief description of your event. In general, the golden rule is to be objective and give the tastiest information first so that people will want to attend your event. After the basic information such as address and event theme or topic, you can add headliners or featured speakers (if there are any), examples of activities, and close it on a positive note, or why this event is important. For writing your event description, you can use Miro’s customizable Event Summary Template.

Event-Brief Template

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